U bent hier

Onderneming & Administratie
…
Rapporteren15. Het vergaderverslag
Voor Onderneming & Administratie

15. Het vergaderverslag

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: februari 2015

Vergaderen. Soms lijkt het wel een nationale sport. Het past ook bij onze overlegcultuur om de dialoog en samenwerking te zoeken om tot besluiten te komen. Om te voorkomen dat er te lang en te veel wordt vergaderd, is het zaak om een agenda op te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen de bijbehorende informatie ontvangt. Notulen zorgen ervoor dat de gemaakte afspraken helder op papier staan.

Hoe sneller en efficiënter een vergadering verloopt, des te blijer is iedereen. Deels is dit te realiseren door een goede voorbereiding. Het verschil met een normaal overleg is dat een vergadering vooraf is gepland en een duidelijk doel heeft.

15.1 De vergaderagenda

Efficiënt vergaderen houdt in dat de bijeenkomst een of meer duidelijke doelstellingen heeft. Dit voorkomt dat de vergadering uitwaaiert naar andere onderwerpen en een ongestructureerd verloop heeft. De doelstellingen formuleert u in de vergaderagenda. Die moet helder en beknopt zijn. Stuur de documenten mee die bij de agenda horen. Agendapunten...

15.2 Notuleren

Als u notulist bent, is uw rol niet te onderschatten. U moet luisteren naar wat er wordt gezegd en dat tegelijkertijd ‘op papier zetten’. Afhankelijk van het doel van de vergadering en de functie van de notulen bepaalt u de vorm ervan: Een lijst met actiepunten: overzicht van wat moet gebeuren, door wie en wanneer. Een verslag van de meest...

15.3 De rol van notulen

Het maken van notulen heeft verschillende doelen: Het is een verslag van de bijeenkomst, ook voor de degenen die niet aanwezig waren. Het verslag dient als geheugensteun voor alle deelnemers. Het verslag legt gemaakte afspraken vast. Het verslag vormt – met name bij (periodieke) stafvergaderingen – de basis voor nieuwe vergaderingen of acties. Het...