7.5 Verkoopsystemen
inrichting
Zonder verkoop geen omzet: de levensader van uw organisatie. Alle reden om veel zorg te besteden aan de inrichting van uw verkoopsysteem. De samenstellende delen van een ERP-systeem zien we vaak ook terug als losse onderdelen van een verkoopsysteem. Hierna volgt een kort overzicht van deze systemen.
7.5.1 Offertesystemen
beheer
huisstijl
Een offertesysteem is doorgaans onderdeel van een verkoopsysteem. Afhankelijk van de omvang van uw organisatie wordt dit systeem beheerd door een verkoopafdeling of zorgen daartoe aangewezen functionarissen voor verzorgde offertes. Met een offertesysteem stelt u op een gestandaardiseerde manier offertes samen in uw eigen huisstijl. Door het systeem te koppelen met een calculatiesysteem kunt u de offerteprijs opbouwen en verantwoorden. Ook is een koppeling met een voorraadadministratie te maken.
7.5.2 Orderinvoer en -beheer
aansluiting
Bij het aanmaken van orders in een softwareprogramma heeft u de mogelijkheid om de functionaliteit naar eigen voorkeur in te richten. U kiest zelf de gewenste aansluitingen met een voorraad- of factureringssysteem. De aansluiting tussen order en factuur voorkomt dubbel werk en reduceert de kans op fouten. In het kader hiernaast ziet u de aansluiting tussen orderstatus en te ondernemen actie.
De vervolgstap na orderinvoer is vanzelfsprekend orderbeheer. Ook hier reikt de technologie u de helpende hand. Zo kunt u precies bijhouden in welk stadium een order zich bevindt en kunt u opeenvolgende afdelingen aansturen om eventuele deelorders in productie te nemen.
7.5.3 Planningsystemen
bijsturen
Het plannen van werkzaamheden is een vak apart. Ook bij deze cruciale functie in de bedrijfsvoering is de inzet van planningsoftware vandaag de dag gebruikelijk. Toch blijft de menselijke factor in het proces onmisbaar: u wilt kunnen bijsturen als een spoedorder of noodmelding dat noodzakelijk maakt. Inzicht in werkorders per dag en per machine zorgt voor rust op de werkvloer. Naast projectplanning kunt u denken aan personeelsplanning, dienstroosterplanning, capaciteitsplanning en vakantieplanning.
Orderstatus en actie
Inzicht in de status van orders biedt de mogelijkheid om de juiste actie op het juiste moment te ondernemen.
| Status | Actie |
| alle lopende orders | productieproces op orde houden |
| geplande orders, maar nog niet in productie | productieplanning op orde houden |
| orders waarvan de levertijd mogelijk niet gehaald wordt | contact met klant opnemen |
| afgeronde orders, maar nog niet geleverd | planning logistieke planning op orde houden |
| afgeronde orders, maar nog niet gefactureerd | facturering door financiële afdeling regelen |
| afgeronde orders, gefactureerd maar nog niet betaald | nabellen/herinneren/incasso door financiële afdeling |
7.5.4 Voorraadbeheer
investeren
houdbaarheid
Voorraden zijn een onmisbare schakel om producten te kunnen vervaardigen, klanten te kunnen bedienen en geen ‘nee’ te hoeven verkopen. Het geld dat u investeert om voorraden in te kopen, kunt u echter niet meer gebruiken voor andere doeleinden. Bovendien kunnen voorraden hun houdbaarheid verliezen of in onbruik raken als ze te lang op de plank liggen. Het is dus zaak uw voorraadbeheer goed op orde te hebben.
Goed voorraadbeheer vraagt tevens om een goed locatiebeheer. U moet immers weten waar grond- of hulpstoffen zich bevinden en verplaatsingen adequaat registreren.
7.5.5 Urenregistratie
Binnen organisaties kunnen uiteenlopende vormen van urenregistratie wenselijk zijn en zorgen voor meerwaarde. De belangrijkste zijn urenregistraties voor:
- Nacalculatie: in het kader van projectmanagement bij de verkoop van producten of diensten wilt u achteraf weten of de werkzaamheden efficiënt en binnen de offerte of het beschikbare budget zijn uitgevoerd. Een te krappe of juist te ruime begroting kan uw concurrentiepositie immers schaden of uw winstmarge onder druk zetten. Door de registratie te koppelen aan lopende projecten, houdt u grip op zaken. Ook de ureninzet vanuit ondersteunende functies is onderdeel van deze nacalculatie.
- Ziekteverzuim: behalve de gewerkte uren is ook het inzicht in de niet-gewerkte uren een belangrijke indicator voor uw bedrijfsvoering. Zo biedt de directe registratie van ziekte-uren, maar ook vakantie-uren, in het systeem direct inzicht in het ziekteverzuim van uw hele organisatie. Deze gegevens heeft u weer nodig voor uw arbobeheer.
- Facturering: door opdrachten of orders te koppelen aan gewerkte uren, verkrijgt u inzicht in dit onderdeel van de kosten die u maakt om uw producten of diensten aan de man te brengen. In uw factuur kunt u zo een precieze verantwoording opnemen van de aansluiting tussen order en werkinzet. Zie ook paragraaf 7.5.2.