12.6 Verantwoordelijke versus uitvoerder(s)
In de vorige paragrafen zijn de ins en outs van een RI&E besproken. Twee vragen zijn daarbij nog niet beantwoord:
- Wie is verantwoordelijk voor de RI&E?;
- Wie moet de RI&E uitvoeren?
De eerste vraag is snel beantwoord: in eerste instantie is de werkgever verantwoordelijk. Hij blijft ook te allen tijde eindverantwoordelijk voor de risico’s, de inventarisatie en evaluatie. Hij moet ervoor zorgen dat zijn organisatie over een goede en actuele RI&E beschikt. Maar de verantwoordelijke voor de RI&E is niet altijd dezelfde persoon als de uitvoerder van de RI&E. Bij grote organisaties zijn waarschijnlijk meer mensen betrokken bij het uitvoeren van bijvoorbeeld de inventarisatie. De onderstaande stappen die voorafgaan aan de uitvoering van de RI&E, zijn van belang.
Stel een team samen
Stel een team samen dat zich over het opstellen van de RI&E buigt. Leden van dit team zijn in elk geval:
- de arboprofessional (deze heeft eventueel ook de leiding over het team);
- de werknemers die leidinggevende of strategische arbotaken hebben (zoals de preventiemedewerker en het hoofd bedrijfshulpverlening (BHV)).
Werkt u bij een organisatie met specifieke veiligheidsrisico’s, dan zult u deskundigen moeten inschakelen.
Evalueer en actualiseer de RI&E met het projectteam dat u aanstelt en verdeel de taken. Ga vervolgens in overleg met de medezeggenschapsorganen over hun rol bij het opstellen en uitvoeren van de RI&E.
Overleg met de ondernemingsraad
Betrek de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) van uw organisatie al bij het opstellen van de RI&E. Zij hebben instemmingsrecht en kennen de arbeidsomstandigheden uit eigen ervaring.
Ga na in welke mate de ondernemingsraad u kan helpen bij de RI&E en op welk moment u de samenwerking wilt starten. Leg nog niet alles vast. Gebruik ook de informatie en het tijdschema uit de volgende stap om de samenwerking vorm te geven.
De werkgever is verantwoordelijk voor het vragen van instemming aan de OR. Degene die zich met de RI&E bezighoudt, kan al in een vroeg stadium overleggen met de OR. Zo kunnen relevante informatie en adviezen meteen eenvoudig in de RI&E worden verwerkt.
Bepaal het tijdschema
Het is belangrijk dat u een goede heldere tijdsplanning maakt voor de gehele opstelprocedure van de RI&E. Pas als er duidelijke deadlines zijn, voelen mensen zich namelijk gedwongen om naast hun normale taken tijd in te plannen voor dit project. Leg daarom al aan het begin van het project vast wanneer:
- het vaste overleg met het projectteam, de OR en eventueel de directie plaatsvindt;
- elk stadium van het opstellen van de RI&E wordt afgerond (denk aan de stadia: informatievergaring, risico-inventarisatie, risico-evaluatie en het opstellen van het plan van aanpak);
- de gehele RI&E is afgerond;
- de toetsing van het plan plaatsvindt en is afgerond.
Stel het hele tijdschema vast voordat u verder gaat met de volgende stap. De data en deadlines kunnen uiteraard later worden bijgesteld, maar het is belangrijk dat u de globale tijdsindicatie van de RI&E vastlegt.
Kondig het aan in uw organisatie
Stel werknemers op de hoogte van het opstellen van de RI&E. Laat hen weten:
- wie de RI&E gaat opstellen;
- wie de RI&E gaat uitvoeren;
- wat de planning is van het opstellen van de RI&E;
- hoe werknemers hierbij worden betrokken.
Op deze wijze bereidt u ook de werknemers in uw organisatie voor op het uitvoeren van de RI&E die u nu aan het opstellen bent.
Hoe lang is een RI&E geldig?
Grote aanpassingen op de werkvloer? Dan moet u de RI&E ook aanpassen. Denk aan een aanpassing van het machinepark, aan een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie.
Veranderingen in de organisatie betekenen altijd: RI&E aanpassen. U zult opnieuw moeten inventariseren welke risico’s er in de organisatie spelen. Ook kunnen ontwikkelingen in wetgeving aanleiding geven om de RI&E aan te passen. Belangrijk is in elk geval het bijbehorende plan van aanpak.