2.5 Organisatiestructuur

centraal

De bestuurder moet uw OR ook inzicht geven in de organisatiestructuur van de organisatie, omdat deze structuur direct van invloed kan zijn op de financiële situatie en het financiële beleid. Als uw OR weet hoe de organisatie is gestructureerd en hoe de bevoegdheden zijn verdeeld, begrijpt u beter hoe de bestuurder de financiële beslissingen neemt en welke impact deze hebben op de financiële gezondheid van de organisatie. Bijvoorbeeld, als de bevoegdheden centraal liggen bij een klein aantal leidinggevende personen, kan dit leiden tot een minder transparante besluitvorming en een grotere kans op financiële risico’s.

2.5.1 Artikel 31a WOR

Artikel 31a WOR benadrukt het belang van financiële informatie voor uw OR. Het geeft uw OR het recht om gegevens te ontvangen die nodig zijn voor het vervullen van uw taken, inclusief financiële informatie.

inzicht

Hieronder vallen:

• gegevens die nodig zijn voor de bespreking van de algemene gang van zaken, werkzaamheden en resultaten;
• de jaarrekening en het jaarverslag;
• inzicht in het groepsresultaat;
• de bijdrage van de organisatie aan het groepsresultaat;
• bijzondere bepalingen voor concerns, groepsmaatschappijen en ondernemingen zonder eigen jaarverslag;
• verwachtingen voor de komende periode;
• meerjarenplan en begrotingen.

2.5.2 Gegevens voor bespreking algemene gang zaken

resultaten

jaarlijks

De bestuurder moet minimaal twee keer per jaar algemene gegevens verstrekken over de werkzaamheden en resultaten (artikel 31a, lid 1 WOR). Dit kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. De nadruk ligt op onderwerpen die onder het adviesrecht vallen.

2.5.3 Jaarrekening en jaarverslag

aanvullende gegevens

De OR ontvangt jaarlijks een exemplaar van de jaarrekening en het jaarverslag zodra deze zijn vastgesteld (artikel 31a, lid 2 WOR). Dit geldt voor ondernemingsraden bij nv’s, bv’s, coöperatieve verenigingen en onderlinge waarborgmaatschappijen.

2.5.4 Bijzondere bepalingen (artikel 31a, lid 3 en 4 WOR)

Concerns en groepsmaatschappijen moeten aanvullende gegevens verstrekken, afhankelijk van de situatie. Organisaties zonder eigen jaarverslag moeten schriftelijke gegevens verstrekken over hun bijdrage aan het totaalresultaat. Uw OR moet begrijpen dat uw rol niet is om de financiën van een internationaal concern te controleren, maar om deze te begrijpen.

Groepsniveau

complex

grotere geheel

In internationale organisaties kan het werken met financiën complexer zijn vanwege de geconsolideerde jaarrekening. Hierin worden de financiële resultaten van alle dochterorganisaties samengevoegd tot één overzicht. Voor uw OR betekent dit dat u niet alleen naar de financiën op ondernemingsniveau moet kijken, maar ook naar het grotere geheel binnen de internationale groep. In de praktijk komt het vaak voor dat de geconsolideerde cijfers van de groep samen worden behandeld met de medezeggenschap op groepsniveau. De centrale ondernemingsraad (COR) zou dat bijvoorbeeld kunnen doen.

Verplichting

groepsinformatie

Wat kan uw OR doen als uw organisatie onderdeel is van een groep en de bestuurder verstrekt alleen groepsinformatie? Dan moet uw bestuurder aan zijn verplichting voldoen door uw OR informatie te verschaffen over de organisatie waarvoor uw OR is ingesteld. Met andere woorden: de bestuurder moet uw OR inzicht verschaffen in de bijdrage van de organisatie waarvoor de OR is ingesteld aan de groep en de cijfers van de eigen organisatie. Het gaat niet alleen om de bijdrage aan de winst, maar ook om de manier waarop deze winst tot stand komt. Hoe heeft de organisatie bijgedragen aan het eindresultaat, en hoe verhouden deze componenten zich tot het totale groepsresultaat?

2.5.5 Vervangende gegevens (artikel 31a, lid 5 WOR)

schriftelijk

Ondernemingsraden van organisaties die niet onder de rechtsvormen van artikel 31a, lid 2 WOR vallen, ontvangen vervangende schriftelijke gegevens ter bespreking.

2.5.6 Verwachtingen voor de komende periode

vroegtijdig

samenvatting

Volgens artikel 31a, lid 6 WOR moet de bestuurder minstens twee keer per jaar informatie verstrekken over de verwachtingen voor de komende periode, inclusief investeringen. Dit geeft de OR namelijk inzage in toekomstige ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe verkoop- of inkoopmogelijkheden. Een logisch moment hiervoor is gedurende het artikel-24-overleg. Het doel van dit overleg is immers om uw OR vroegtijdig te betrekken bij het voorgenomen besluit. Uw OR kan daarbij tevens afspraken maken over welke rol u wilt hanteren bij de definitieve besluitvorming.

2.5.7 Meerjarenplan en begroting (artikel 31a, lid 7 WOR)

beleidsplan

De OR ontvangt een samenvatting van de raming of begroting met toelichting, inclusief beleidsvoornemens en financiële gevolgen. Voor concerns en groepsmaatschappijen geldt dat de OR inzicht moet krijgen in gegevens van zowel de eigen organisatie als de gehele groep. Het betreft niet alleen de ‘harde’ getallen, maar het gaat ook over het beleid en de plannen achter de cijfers. Het meerjarenplan is een beleidsplan dat verder doorloopt dan één jaar. In de praktijk is dat meestal tussen de drie en vijf jaar. Hierin staan de (financiële) doelen van de organisatie en de visie op de toekomst. Een belangrijk document voor uw OR om zich te kunnen voorbereiden op mogelijke veranderingsscenario’s. Uiteindelijk vormt de begroting de vertaling van het meerjarenplan.

Toekomst

lange termijn

Het meerjarenplan, begrotingen en andere stukken kunnen soms verschillende benamingen hebben in organisaties. Het is belangrijk dat uw OR met de bestuurder afspraken maakt over welke stukken er gemaakt worden over de plannen voor de lange termijn. Deze stukken zijn van belang voor uw OR om inzicht te krijgen in de plannen van uw bestuurder voor de toekomst. Hierdoor kan uw OR zich beter voorbereiden op de veranderingen die er mogelijk aan gaan komen.

2.5.8 Meldplicht accountant (artikel 31a, lid 8 WOR)

zwaar weer

De accountant controleert de financiële stukken van uw organisatie. Als de accountant zich zorgen maakt over de financiële gezondheid en continuïteit van de organisatie, geeft hij een negatieve verklaring af. De accountant moet uw OR een afschrift van deze negatieve verklaring sturen. Het is van belang dat de OR het zo vroeg mogelijk weet als de organisatie financieel in zwaar weer verkeert. Hoe eerder en vollediger u wordt geïnformeerd, hoe beter u een bijdrage kunt leveren aan het voorkomen van een faillissement.