4.4 Agenda en verslagen
op de hoogte
In uw reglement horen ook de voorwaarden te staan waaraan vergaderingen moeten voldoen wat betreft agendering en verslaglegging. Denk aan de manier waarop iedereen op de hoogte wordt gebracht van de datum en de inhoud van de vergaderingen. Daarnaast moet uw reglement ook regels bevatten voor de notulen van de vergaderingen en het opstellen van het jaarverslag.
De manier waarop u de agenda bekendmaakt, mag u zelf bepalen. Het is echter logisch dat uw bestuurder en de OR-leden de agenda krijgen toegestuurd.
4.4.1 Agenda opstellen
bekend
voorzitter
Neem in uw reglement op hoe de agenda van uw ondernemingsraad wordt opgesteld en hoe deze vervolgens aan de OR-leden, aan uw bestuurder en aan alle in de organisatie werkzame personen bekend wordt gemaakt. Het opstellen van de agenda kan een taak zijn van de secretaris, maar het is ook mogelijk dat u een agendacommissie instelt die zich daarmee bezighoudt. Vaak staat in het reglement ook dat de voorzitter of één of meer leden van de ondernemingsraad een onderwerp op de agenda kunnen plaatsen.
Op tijd
zeven dagen
De wet bepaalt dat het bekendmaken van het tijdstip van de OR-vergadering, met uitzondering van spoedeisende gevallen, niet later dan zeven dagen vóór de vergadering mag plaatsvinden (artikel 14, lid 2g WOR). U mag hiervan afwijken in uw reglement, maar alleen door deze termijn langer te maken. Zo kunnen OR-leden zich goed op de vergadering voorbereiden en worden ze niet verrast door plotseling op de agenda geplaatste onderwerpen. Ook kunnen werknemers zo een vergaderpunt vooraf met een OR-lid bespreken.
Wilt u alle werknemers snel op de hoogte stellen van de vergadering? Een publicatie op intranet leent zich hier uitstekend voor.
4.4.2 Vergaderverslagen
notulen
Ook over het opstellen van de vergaderverslagen en het verspreiden ervan onder alle belanghebbenden horen afspraken te staan in uw OR-reglement. Een letterlijk verslag is meestal niet nodig. Het gaat immers om de uitkomsten en niet om wie in welke mate daartoe heeft bijgedragen. In de daaropvolgende vergadering stelt uw OR vervolgens deze notulen vast. Dit is een taak van de secretaris. Daarna mag het verslag worden verspreid.
Samenvattend verslag
achterban
U kunt – naast het uitgebreide verslag voor uw OR zelf – een kort samenvattend verslag maken voor uw achterban. Maak deze verslagen zo snel mogelijk bekend via publiciteitsborden, plaatsing in het personeelsblad of via het interne computernetwerk. U kunt natuurlijk ook elke werknemer een exemplaar van het verslag overhandigen. Zeker in kleinere organisaties kan dat prima. De leden van de OR en uw bestuurder krijgen in ieder geval een exemplaar van het verslag toegestuurd (per e-mail).
Let erop dat u in het verslag dat u in uw organisatie verspreidt geen zaken opneemt die onder de geheimhoudingsplicht vallen!
4.4.3 Een jaarverslag
uiterste datum
Het schrijven van een jaarverslag is verplicht voor elke OR. Of daarbij een kalenderjaar of een zittingsjaar uitgangspunt is, mag u in het OR-reglement zelf bepalen. Geef in uw reglement ook de uiterste datum aan waarop het jaarverslag klaar moet zijn. Drie maanden na het afsluiten van het verslagjaar is een goede termijn.
Inhoud jaarverslag
secretaris
In het jaarverslag legt u vast wat u in de OR en in de OR-commissies heeft gedaan. U maakt onder andere melding van de onderwerpen die u in de vergaderingen heeft behandeld en wat u in de overlegvergaderingen met uw bestuurder heeft besproken. Vaak is de secretaris de aangewezen persoon om het jaarverslag te schrijven. Het jaarverslag is een uitgelezen kans om uw OR-werkzaamheden voor het voetlicht te brengen en verantwoording af te leggen aan uw achterban.
Verspreiden jaarverslag
toegang
Pas na de goedkeuring van uw OR mag het jaarverslag openbaar worden gemaakt binnen de organisatie. Ook hier geldt dat iedere belanghebbende binnen uw organisatie op een gemakkelijke manier toegang tot de inhoud van het jaarverslag moet krijgen.