4.1 Vergaderen
voor de OR zelf
In uw reglement moet u vermelden op welke manier en hoe vaak de ondernemingsraad bij elkaar komt. Houd er rekening mee dat u in uw reglement alleen afspraken kunt maken die voor de OR zelf gelden. Voor uw bestuurder zijn afspraken niet bindend.
Overigens is elke overlegvergadering ook een OR-vergadering, zodat de reglementaire bepalingen wel enigszins doorwerken in het overleg met de WOR-bestuurder.
Oproep
vergadering beleggen
De voorzitter van de OR kan voorstellen om met de OR bij elkaar te komen, net zoals een afgesproken aantal leden dat gezamenlijk kan doen. Het is vervolgens aan de voorzitter om binnen een bepaalde periode, meestal veertien dagen, deze vergadering te beleggen. Vaak zijn de vergaderingen (en ook de overlegvergaderingen) langer van tevoren bepaald en in een jaarschema vastgelegd.
Als u een OR-vergadering twee of drie weken voor een overlegvergadering belegt, kunt u de daarin besproken zaken op korte termijn aankaarten bij uw bestuurder. Zo is iedereen meteen goed voorbereid.
Minimum
extra vergadering
Het is verstandig om in uw reglement een minimumaantal vergaderingen op te nemen. Zes keer per jaar is een goede afspraak. Het moet wel altijd mogelijk blijven om zowel van het schema als van de vastgestelde data af te wijken. Hoe uw OR tot een extra vergadering kan besluiten, moet u ook in uw reglement vermelden.
Gangbaar is dat een extra vergadering op verzoek van de voorzitter of op verzoek van twee of drie (vaak afhankelijk van het aantal zetels in de OR) OR-leden plaatsvindt.
Bekendmaken
schriftelijk
agenda
In uw reglement moet u vermelden op welke manier uw OR bekendmaakt dat u bij elkaar komt. Een schriftelijke kennisgeving van de secretaris van de OR is gangbaar, minstens zeven dagen voor de te houden vergadering. In de praktijk is dit tegenwoordig vaak een bericht per e-mail. Uw reglement kan verder bepalen dat, tegelijkertijd met de kennisgeving, de agenda van deze vergadering wordt meegestuurd.
Quorum
meer dan de helft
Gebruikelijk is dat een OR-vergadering uitsluitend rechtsgeldig is als een meerderheid van de zittende leden aanwezig is, het zogenoemde quorum. De aanduiding in het reglement ‘meer dan de helft’ voldoet prima. Zijn er te weinig leden aanwezig, dan vindt de vergadering geen doorgang of zijn de besluiten die daar zijn genomen niet geldig.
Koppel het quorum aan het aantal leden en niet aan het aantal zetels. Daarmee voorkomt u dat bij een aantal vacatures uw raad niet langer rechtsgeldig kan vergaderen en dus geen besluiten meer kan nemen.