1.2 Eerst een voorlopig reglement
nog geen OR
Om een OR in te stellen, moet uw bestuurder verkiezingen organiseren. Hoe die verkiezingen gaan verlopen, staat in het voorlopig OR-reglement. Dit staat in artikel 48 WOR. Er is immers nog geen OR die dit voor zijn rekening kan nemen. Na de verkiezingen maakt de OR van dit voorlopig reglement een eigen definitief OR-reglement. Hoe dit in zijn werk gaat, leest u in hoofdstuk 2.
Voorlopig reglement in artikel 48 WOR
Artikel 48, lid 1 WOR verplicht bestuurders om een voorlopig reglement op te stellen bij de instelling van de OR en luidt: “De ondernemer op wie de verplichting tot het instellen van een ondernemingsraad rust, treft bij voorlopig reglement, voor zover nodig, de voorzieningen die tot de bevoegdheid van de ondernemingsraad behoren, totdat de ondernemingsraad zelf die bevoegdheid uitoefent. De vereniging of verenigingen van werknemers, bedoeld in artikel 9, lid 2a WOR, worden over het voorlopige reglement gehoord.”
1.2.1 Samen met een voorbereidingscommissie
klus
draagvlak
Uw bestuurder mag het voorlopig OR-reglement zelf opstellen, maar hij kan ook een voorbereidingscommissie in het leven roepen om deze klus te klaren. Uw bestuurder blijft ook dan overigens wel zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het voorlopig reglement en de komst ervan. Een extra voordeel van zo’n voorbereidingscommissie is dat uw bestuurder daarmee in een vroeg stadium draagvlak creëert voor de medezeggenschap.
Kiest uw bestuurder voor een voorbereidingscommissie, dan krijgt hij hulp bij het opstellen van het voorlopig reglement. En hij vindt later waarschijnlijk gemakkelijker kandidaten voor de OR.
Vergadering werknemers
functie OR
geïnteresseerd
Een personeelsvergadering met alle werknemers is een goede start voor uw bestuurder om een voorbereidingscommissie voor de verkiezingen samen te stellen. Tijdens die vergadering kan hij ingaan op de functie van de OR en het belang ervan voor de werknemers en de organisatie als geheel. Het einde van zo’n vergadering is dan een goed moment om te inventariseren welke werknemers geïnteresseerd zijn in de medezeggenschap. Die geïnteresseerden kunnen eventueel zelf, of samen met uw bestuurder, een voorbereidingscommissie samenstellen en aan de slag gaan met het voorlopig reglement. Zorg dat werknemers uit alle delen van de organisatie in de commissie vertegenwoordigd zijn.
1.2.2 Verplicht advies
vakbond
Als het voorlopig reglement is opgesteld, moet uw bestuurder of de voorbereidingscommissie het naar de vakorganisaties sturen. Het is de bedoeling dat uw bestuurder die vakbonden benadert die leden hebben in uw organisatie.
cao
Het is misschien niet altijd duidelijk welke vakbonden dat zijn, want dat kunnen er per organisatie meer dan één zijn. Als er een cao is, ligt het voor de hand om de vakbonden te benaderen die de cao hebben ondertekend. Het kan ook zinnig zijn om eenvoudigweg aan werknemers te vragen of er iemand lid is van een vakbond.
Voor de adressen van de vakbonden kunt u terecht bij de vakcentrales Federatie Nederlandse Vakbeweging (FNV), Christelijk Nationaal Vakverbond (CNV) en de Vakcentrale voor middengroepen en hoger personeel (MHP).
Commentaar vakbond
advies
ontvangst-bevestiging
De vakbonden hebben wettelijk het recht commentaar te leveren op het reglement. Dit is geregeld in artikel 48, lid 1 WOR. De vakbonden hebben alleen het recht advies te geven en kunnen dus geen wijzigingen opleggen. Het is wel aan te raden dat uw bestuurder of de voorbereidingscommissie het commentaar serieus neemt, zeker als een vakbond veel leden heeft in de organisatie. Verder is het verstandig als uw bestuurder de vakbonden die niet reageren een schriftelijke ontvangstbevestiging vraagt. Zo kunnen zij later niet beweren dat zij niet zijn benaderd.
Registratie bedrijfscommissie niet meer nodig
Tot 1 juli 2013 was een bestuurder verplicht een voorlopig reglement te registreren bij de bedrijfscommissie. Inmiddels is deze verplichting afgeschaft. Het is ook niet meer mogelijk voor de bestuurder om het voorlopig reglement vrijwillig te registreren. Stelt hij vrijwillig een ondernemingsraad in of heft hij die op, dan moet hij dat wel duidelijk melden bij de bedrijfscommissie. Hetzelfde geldt voor de ondernemingsovereenkomst als uw ondernemingsraad daarin extra bevoegdheden krijgt (artikel 32 WOR).