2.4 Een sluitende rittenregistratie
aanvaardbaar
In de praktijk ontstaat regelmatig discussie of een bepaalde vorm van bewijs voldoende is om daarmee de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak te voorkomen. De Belastingdienst noemt in het Handboek Loonheffingen enkele bewijsvormen die aanvaardbaar zijn als bewijs en enkele vormen die dat niet zijn. De werknemer kan onder meer via een sluitende en controleerbare rittenregistratie bewijzen dat hij de auto van de zaak jaarlijks voor minder dan 500 privékilometers gebruikt.
Gegevens
ritgegevens
Een sluitende rittenregistratie bevat de volgende gegevens:
- autogegevens:
- het merk;
- type;
- kenteken van de auto;
- de periode waarin de auto ter beschikking staat (opname van begin- en einddatum van beschikkingsperiode);
- ritgegevens (de enkelereisafstand tussen twee adressen):
- datum;
- ritnummer (per dag te nummeren);
- begin- en eindstand kilometerteller;
- vertrek- en bezoekadres,
- de (afwijkende) route als het niet om de gebruikelijke route gaat;
- het doel van de rit (privé of zakelijk) en eventueel privé-omrijdkilometers (bij een gemengde rit).
Als de auto meerdere gebruikers heeft, moet in de rittenregistratie ook komen te staan wie welke rit heeft gemaakt. Hiervoor kan een extra kolom worden toegevoegd. Op rendement.nl/fadossier vindt u een tool voor de rittenadministratie voor auto’s van de zaak.
verkeersboete
U kunt de juistheid van een rittenregistratie controleren aan de hand van bijvoorbeeld de kantooragenda’s, digitale routeplanners, garagenota’s en opgelopen verkeersboetes. Bewaar deze gegevens bij uw loonadministratie, als ondersteunend bewijs richting de Belastingdienst.
Als u de bijtelling wegens privégebruik van de auto achterwege laat op basis van een sluitende rittenregistratie, neemt uw onderneming de verantwoordelijkheid voor eventueel onrechtmatig privégebruik op haar. Naheffingen komen hierdoor voor rekening van uw onderneming.