2.3 Verklaring geen privégebruik auto

Om naheffingen en boetes te voorkomen, kunt u een werknemer schriftelijk laten verklaren of hij al dan niet meer dan 500 privékilometers per jaar met de auto van de zaak rijdt. U kunt de werknemer ook verplichten om u te informeren als hij deze grens toch overschrijdt.

Aanvraag

onbeperkt geldig

De werknemer kan bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen als hij op jaarbasis privé niet meer dan 500 kilometer met de auto van de zaak rijdt. Als hij de verklaring ontvangt, maakt de afdeling salarisadministratie daarvan een kopie en bewaart deze in de loonadministratie. De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ is onbeperkt geldig. De Belastingdienst stuurt de werknemer wel elk jaar een brief met de vraag of de situatie ongewijzigd is. Vervolgens laat u vanaf het eerstvolgende loontijdvak de bijtelling achterwege. Correctie van de voorgaande tijdvakken is hierbij niet toegestaan.

2.3.1 Werknemer is verantwoordelijk

verzoek

registratie

De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ geldt niet alleen als bewijs voor het achterwege laten van de bijtelling, maar met het aanvragen ervan neemt de werknemer ook alle verantwoordelijkheid op zich. Het is dan ook de werknemer die op verzoek van de fiscus na afloop van het kalenderjaar moet kunnen bewijzen dat hij niet meer dan 500 privékilometers heeft gereden met de auto. Dit kan bijvoorbeeld via een sluitende rittenregistratie (zie paragraaf 2.4).

2.3.2 Wijzigingen doorgeven

intrekken

Als er zich tussentijds wijzigingen in de situatie voordoen, moet de werknemer dit direct aan de fiscus doorgeven. Hiervoor kan hij één van de volgende formulieren gebruiken:

• het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’ voor het opgeven van een (nieuw) kenteken, bijvoorbeeld als de werknemer van (bestel)auto van de zaak verandert;
• het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’ intrekken bijvoorbeeld als:
  • de werknemer in een kalenderjaar toch de 500-kilometergrens zal overschrijden;
  • de werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt die hij niet privé kan of mag gebruiken;
  • de werknemer de auto inlevert.

Informeren

corrigeren

De werknemer moet ook u informeren over een gewijzigde situatie. Dit kan betekenen dat uw onderneming de bijtelling wegens privégebruik moet staken, aanpassen of gaan bijtellen. U krijgt bericht van de Belastingdienst als u moet gaan bijtellen. De verloning van de voorgaande perioden hoeft u niet te corrigeren. Hiervoor ontvangt de werknemer zelf een naheffingsaanslag.

Vrijwaring

aansprakelijk

boeken-
onderzoek

Uw onderneming is door de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ gevrijwaard van eventuele naheffingen bij onrechtmatig privégebruik van de auto van de zaak, tenzij u daar redelijkerwijs van op de hoogte kon zijn. Ook al is uw onderneming in principe niet aansprakelijk zolang de verklaring geldt, dan nog kan de Belastingdienst uw onderneming bij onrechtmatig privégebruik van de auto medeplichtig vinden, met alle financiële gevolgen van dien.