9.1 Schriftelijk initiatiefvoorstel
toelichting
Als uw OR bij uw bestuurder een schriftelijk initiatiefvoorstel wil neerleggen, kan dat gaan over alles waarvan uw OR denkt dat het goed zou zijn als uw bestuurder er een besluit over neemt. U voorziet dit voorstel van een uitgebreide toelichting. Hierin verwijst u naar het initiatiefrecht (artikel 23, lid 3 WOR), maar uw onderbouwing is veel belangrijker. Wat zijn de redenen en argumenten die tot dit voorstel hebben geleid en waarom vindt u het nodig dat het wordt uitgevoerd? Benoem ook de wettelijke procedure. Dan weet uw bestuurder dat hij een dergelijk voorstel niet zomaar kan negeren.
De OR kan door middel van een enquête peilen waar de achterban behoefte aan heeft. Op rendement.nl/ordossier vindt u verschillende tools die u helpen om uw initiatiefrecht optimaal te benutten.
9.1.1 Initiatiefvoorstel niet vrijblijvend
informatie
kennis
Een initiatiefvoorstel is minder vrijblijvend dan het lijkt. Om een goed voorstel te doen, moet de OR genoeg informatie hebben en daar is nogal eens een gebrek aan. Voor advies- en instemmingsplichtige besluiten moet uw bestuurder voor alle relevante informatie zorgen, bij een initiatief van uw OR is dat uw eigen taak. U zult dus zelf de benodigde informatie moeten verzamelen om het initiatiefvoorstel netjes op papier te kunnen zetten. Het kan zijn dat u daarbij op een gebrek aan eigen kennis stuit.
Deskundige raadplegen
toestemming
Om die lacune in de kennis op te vullen, mag de ondernemingsraad een beroep doen op interne of externe deskundigen (artikel 16 WOR). Voor het verkrijgen van informatie van externen moet u uw bestuurder vooraf wel om toestemming vragen. Hij moet de daarmee samenhangende kosten immers betalen. Let op: uw bestuurder mag bezwaar maken tegen de hoogte van de kosten, maar niet tegen het inschakelen van een adviseur.
Vooraf de bestuurder peilen
uitzoekwerk
Het initiatiefrecht geeft uw OR de vrijheid om uw bestuurder ongevraagd te adviseren over onderwerpen die uw OR belangrijk vindt, of waarvan u vindt dat er te weinig aandacht voor is in de organisatie. Een uitgewerkt schriftelijk voorstel vraagt wel tijd (uitzoekwerk, redactionele inspanning, vergaderingen) en deskundigheid. Het is dan ook niet slim om ongevraagd en zonder de mening van uw bestuurder te kennen bijvoorbeeld een reglement klachtbehandeling op te stellen. Want voelt uw bestuurder er niets voor, dan was al uw werk voor niets. Het kan zelfs de ambitie om vaker initiatief te nemen voor langere tijd lamleggen. Het is dus verstandig om eerst bij de bestuurder te ‘peilen’ of een voorstel kans maakt.
Aansluiten bij ideeën bestuurder
ideeën
Een eigen initiatief van de OR heeft een grotere kans van slagen als het een voorstel betreft dat in het verlengde ligt van onderwerpen waar het management al mee bezig is. Eigen ideeën en voorstellen die samenhangen met de doelen van uw bestuurder zijn kansrijker dan ideeën waar hij misschien nog geen visie over heeft of sterker nog: die haaks op zijn visie of werkwijze staan.
9.1.2 Een initiatiefvoorstel indienen
Bij het indienen van een initiatiefvoorstel moet uw OR een bepaalde procedure volgen. Als eerste betreft dit de opbouw van het voorstel, dat het volgende moet bevatten:
- een inleiding waarin de aanleiding voor dit voorstel wordt genoemd;
- de wettelijke grondslag van dit initiatiefvoorstel;
- het daadwerkelijke voorstel;
- de eventuele relatie met (toekomstige) advies- en instemmingsaanvragen;
- toetsingscriteria voor de OR bij het realiseren van het initiatief;
- een voorstel om het initiatief te bespreken.
Verplicht om te overwegen
agenda
Het initiatiefvoorstel staat minimaal één keer op de agenda van de overlegvergadering tussen uw OR en de bestuurder. In die vergadering kunt u het voorstel nader toelichten. Uw bestuurder is verplicht om elk initiatiefvoorstel van de OR in overweging te nemen. Hij moet na de bespreking in de overlegvergadering schriftelijk aan uw OR laten weten of hij het voorstel in zijn geheel, gedeeltelijk of helemaal niet overneemt.
Weigering
behandeling
Een werkgever die weigert om expliciet gevraagde informatie te verstrekken, of zelfs weigert om het voorstel in behandeling te nemen, kan hiervoor via de bedrijfscommissie of direct via de kantonrechter op de vingers worden getikt.
Ruggespraak houden met achterban
vertrouwensbreuk
Vóór u een schriftelijk voorstel indient bij de bestuurder, is het belangrijk om te weten of de werknemers achter dit voorstel staan. Vaak is dat zo, maar het kan ook ontzettend fout gaan. Zoals ooit gebeurde in een organisatie waarvan de OR op het idee kwam om Nederlands als voertaal op de werkvloer verplicht te stellen. De bestuurder reageerde positief op dit voorstel, maar veel van de werknemers met een migratieachtergrond voelden zich hierdoor enigszins in het nauw gedreven. Dit leverde de OR flink wat kritiek op. Zoveel zelfs dat het voorstel snel werd ingetrokken. Dit veroorzaakte een vertrouwensbreuk tussen de OR en de achterban die niet snel werd hersteld.
Initiatief tot overlegvergadering
Als de eerstvolgende overlegvergadering niet op korte termijn plaatsvindt, mag uw OR, als u niet zo lang wilt wachten, ook zelf het initiatief nemen om zo’n vergadering te organiseren. De OR kan dan het initiatiefvoorstel indienen.