6.1 Omgang met klachten
beleid
De ondernemingsraad behartigt de belangen van de werknemers. Als een werknemer ontevreden is over bepaald beleid of de praktische uitvoering daarvan, stapt hij misschien naar de OR om zijn beklag te doen. Daar kunt u als OR niet direct actie op ondernemen, aangezien uw OR er is voor alle (groepen) werknemers, en niet voor individuele gevallen. Toch kan een individuele klacht de voorbode zijn van een groter en breder gevoeld probleem. Wees daar alert op.
6.1.1 Klachtenregeling
kwaliteit
Om werknemers met klachten te helpen, is het goed als uw OR zich inzet voor de invoering van een goede klachtenregeling. Zo’n regeling kan de kwaliteit van de medezeggenschap in uw organisatie namelijk zeker verbeteren. Een klachtenregeling voor werknemers is volgens artikel 27, lid 1j WOR instemmingsplichtig. Dat geldt ook voor een algemene manier van omgaan met klachten in de organisatie, of die nu op papier staat of niet.
privacy
Aandachtspunten voor de OR om op te letten bij invoering van de regeling zijn:
- een zo ruim mogelijke definitie van wat een klacht is;
- de termijn van afhandeling (zo kort mogelijk);
- inbreng van de klager bij hoor en wederhoor;
- betrokkenheid van de klager bij het advies van de commissie.
Aparte ruimte
vertrouwenspersoon
Verder moet de OR de bescherming van de privacy van de klager, maar ook van degene op wie de klacht betrekking heeft, zo veel mogelijk waarborgen. Bijvoorbeeld door het regelen van een aparte ruimte voor de klachtencommissie of vertrouwenspersoon waar werknemers bij voorkeur ongezien naar binnen kunnen voor een gesprek. Een klachtenregeling voor cliënten, zoals die in zorginstellingen voorkomen, is eveneens instemmingsplichtig. Zulke klachten gaan immers vaak over de werknemers.
Verder is een speciale regeling voor klachten die specifiek gaan over seksuele intimidatie een goed idee. De #Metoo-affaire heeft wel aangetoond dat organisaties in dit opzicht niet zorgvuldig genoeg kunnen zijn. Werknemers en leidinggevenden kunnen hier veel baat bij hebben.
6.1.2 Procedure voor indienen klacht
verslag
In eerste instantie moet een werknemer met een klacht zich tot zijn leidinggevende richten – tenzij, in geval van bijvoorbeeld seksuele intimidatie, hij juist een klacht heeft over zijn leidinggevende. Een klachtenregeling is bedoeld als een beroepsmogelijkheid. En uiteindelijk moet de klacht weer ‘in de lijn’ worden afgehandeld, bij voorkeur op advies van een onafhankelijke klachtencommissie. Daarnaast is het belangrijk dat er een uitgebreid verslag van het (geanonimiseerde) werk van de klachtencommissie in het sociaal jaarverslag wordt opgenomen.