2.1 De instemmingsaanvraag

overvallen

ontwikkeling

De bestuurder mag de ondernemingsraad niet overvallen met een instemmingsverzoek. In artikel 24, lid 1 WOR staat daarom dat de bestuurder elk half jaar een overlegvergadering houdt over de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Tijdens die vergadering bespreken partijen hoe het gaat met de organisatie en welke ontwikkelingen er spelen. Hoe hebben we het de laatste tijd gedaan en wat staat ons de komende periode te wachten? De bestuurder moet daarbij ontwikkelingen die op termijn kunnen leiden tot een advies- of instemmingsaanvraag alvast noemen en toelichten. Dat geeft de OR de gelegenheid om alvast zijn gedachten hierover te laten gaan en eventueel de achterban erover te raadplegen. Deze input kan de bestuurder meenemen bij het ontwerpen van de nieuwe regeling. Zo ziet de bestuurder het effect van het vroegtijdig betrekken van de OR.

Onderdelen instemmingsaanvraag

vragen

Elke bestuurder is verplicht om de OR schriftelijk om instemming te vragen bij elke wijziging, vaststelling of intrekking van een regeling die valt onder de opsomming van artikel 27, lid 1 WOR. De instemmingsaanvraag moet in ieder geval antwoord geven op de volgende vragen:

• Wat houdt de voorgenomen regeling die wordt vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken precies in?
• Waarom wil de bestuurder dit doen?
• Wat heeft dit voor gevolgen voor de in de onderneming werkzame personen?

2.1.1 Beperkingen van de PVT

afspraken

De PVT heeft slechts instemmingsrecht op het vaststellen, wijzigen en intrekken van regelingen over werktijden en het arbo-, ziekteverzuim- en re-integratiebeleid. Dit kan uitgebreid zijn als er aanvullende afspraken – met de bestuurder of in de eigen cao – gemaakt zijn. De andere onderwerpen uit de lijst op de vorige pagina zijn voor de OR instemmingsplichtig, maar voor de PVT bestaat alleen de mogelijkheid om er een adviesaanvraag voor te doen. En dan alleen als het gaat om belangrijke wijzigingen in het werk of in de arbeidsvoorwaarden van ten minste een kwart van de werknemers. Een adviesrecht dat de bestuurder ook nog eens vrij gemakkelijk naast zich neer kan leggen. In die gevallen waarin de PVT wel instemmingsrecht heeft, is dat recht net zo veel waard als dat van de ondernemingsraad.

Rol van de medezeggenschap in arbozaken

verzuim

De Nederlandse overheid legt de laatste jaren veel nadruk op het feit dat werkgevers en werknemers een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor het voorkomen en beperken van verzuim en arbeidsongeschiktheid. Werkgever en werknemer dragen samen zorg voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Daarom is bij de laatste wijziging van de Arbowet de rol van de medezeggenschap weer iets vergroot en hebben PVT en OR ruimere bevoegdheden gekregen als het gaat om de preventiemedewerker.

arbodienst

De volgende onderdelen op het gebied van arbeidsomstandigheden zijn instemmingsplichtig:

• het verzuimprotocol;
• de omvang, inhoud en organisatie van de preventiemedewerkers;
• de keuze van de persoon van de preventiemedewerker en diens positie in de organisatie;
• de inhoud en procedure van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E);
• de bedrijfshulpverlening (BHV);
• de voorlichting over en vaststelling van het plan van aanpak bij de RI&E;
• contracten met arbodienst en bedrijfsarts;
• aanstelling van een vertrouwenspersoon;
• opstellen of wijzigen van het re-integratiebeleid.

2.1.2 Instemmingsrecht pensioen

verzekeraar

Tot 2016 hadden ondernemingsraden beperkt instemmingsrecht op regelingen rond het pensioen. Het instemmingsrecht hing af van het soort pensioenuitvoerder. De OR had alleen instemmingsrecht als de pensioenregeling was ondergebracht bij een verzekeraar en niet als dit bij een pensioenfonds was. Door een wetswijziging heeft de OR tegenwoordig instemmingsrecht op het opstellen, wijzigen of intrekken van de pensioenovereenkomst, ongeacht de pensioenuitvoerder. Als er al afspraken zijn gemaakt in een cao over de pensioenen, dan heeft de OR geen instemmingsrecht.

Veel veranderingen omtrent pensioenen

De OR krijgt het druk de komende jaren. In het pensioenakkoord dat de overheid heeft gesloten met werknemers- en werkgeversorganisaties, zijn namelijk afspraken gemaakt over de hervorming van het pensioenstelsel. Dit is een proces dat een aantal jaren in beslag neemt. Uiterlijk op 1 januari 2027 moeten organisaties zijn overgestapt op een pensioenregeling die voldoet aan de regels van het nieuwe pensioenstelsel.

gevolg

Om die overstap te kunnen maken, moeten organisaties een transitieplan maken. Hierin staat onder andere hoe de nieuwe pensioenregeling eruit gaat zien, wat de gevolgen zullen zijn voor de werknemers (naar leeftijdscategorie) en hoe de werkgever werknemers gaat compenseren voor eventuele nadelige gevolgen van de invoering van de nieuwe pensioenregeling.

2.1.3 Informatie verzamelen

discussie

Zoals eerder aangegeven, is uw bestuurder verplicht om ten minste één maal met uw OR te overleggen over een voorgenomen besluit waarvoor hij instemming moet vragen. Een instemmingsverzoek geeft zelden alle antwoorden over het hoe en waarom van het voorgenomen besluit. Uw OR zal de ontbrekende antwoorden dus zo veel mogelijk zelf moeten verzamelen, liefst voordat u het overleg ingaat. Op die manier kunt u zich goed voorbereiden en alvast een lijstje met vragen opstellen die u beantwoord wilt zien voordat u tot uw antwoord kunt komen. Ook kunt u beter in discussie treden als u net zo goed geïnformeerd bent als uw bestuurder. Pas als er gelijkwaardigheid is tussen gesprekspartners, is een goede uitwisseling van voorlopige standpunten mogelijk.

Optreden namens de achterban

spreekbuis

Bij het vormen van een mening over een voorgestelde regeling gaat u na wat uw achterban ervan vindt. Dit geldt met name voor de werknemers voor wie het voorstel (directe) gevolgen heeft. Als het goed is, zijn die werknemers al op de hoogte gesteld door uw bestuurder. Het is niet de bedoeling dat uw OR in het overleg met de bestuurder alleen als spreekbuis van deze werknemers op gaat treden. Maak als OR uw eigen afwegingen!

Prioriteiten stellen

wensenlijstje

De OR kan tijdens het overleg een prioriteiten- of wensenlijstje presenteren: punten die u in de voorgelegde regeling gewijzigd wilt zien. Probeer dit wensenlijstje vervolgens om te zetten in concrete toezeggingen in het vergaderverslag en zo nodig in een nieuwe versie van de regeling. Gaat uw bestuurder hier niet of te weinig in mee, dan loopt hij het risico dat u geen instemming verleent.

In het overleg laat uw OR uiteindelijk weten wat uw standpunt is van de raad over het voorgenomen besluit. U onderbouwt uw standpunt natuurlijk met goede argumenten. Het moet nog geen definitief standpunt zijn, dat zou namelijk de dialoog blokkeren. Zowel van bestuurder als OR mag worden verwacht dat er ruimte is voor onderlinge beïnvloeding, en de mogelijkheid elkaar te overtuigen met steekhoudende argumenten

Deadline is deadline

Is er eenmaal een deadline afgesproken, dan moet de OR zich daaraan houden. De bestuurder kan de bedrijfscommissie om bemiddeling vragen als de OR de termijn niet in acht neemt of, als er geen concrete datum is afgesproken, te lang wacht met het nemen van een beslissing. Levert dit niets op, dan is een stap naar de kantonrechter om de OR aan te sporen een laatste mogelijkheid.

Machtspositie OR

De OR mag in het overleg gebruikmaken van de machtspositie die het instemmingsrecht geeft. Gaat de raad hier echter te ver in, dan trekt de bestuurder zijn voorstel mogelijk in. Dat kan, zeker bij een nieuwe regeling, ongunstig zijn: soms is een matige regeling beter dan helemaal geen regeling. Goed afwegen blijft belangrijk.