1.3 Allerlei soorten gesprekken
verdedigen
Als leidinggevende moet u allerlei soorten gesprekken kunnen voeren. Met het hoger management, vaak om uw eigen zienswijze te geven of om een investering of beslissing te verdedigen. Maar ook met uw teamleden, en die gesprekken kunnen allerlei vormen aannemen. Een ondersteunend gesprek, een slechtnieuwsgesprek, maar het kan ook om motivatie of advisering gaan. Waarschijnlijk gaat u, terwijl u dit leest, al in uw hoofd de verschillende gesprekken af die u dagelijks, wekelijks en jaarlijks voert. Het een zal u waarschijnlijk makkelijker afgaan dan het ander.
Waar zou u Dennis Bergkamp plaatsen?
knelpunten
Elke soort gesprek dat u moet voeren, is en blijft communicatie. Er zijn een flink aantal basisregels die voor elk gesprek gelden, maar de belangrijkste elementen, knelpunten en specifieke aandachtspunten en accenten verschillen per gesprek.
Teamsport
positie
grondslag
Vergelijk het met voetbal. Misschien bent u daarin – of in een andere teamsport – wel heel erg goed. Maar dan nog bent u op de ene positie waarschijnlijk beter dan op een andere positie. Dennis Bergkamp was op amateurniveau alsnog een goede verdediger geweest, maar uiteindelijk was het veel effectiever om hem in de spits op te stellen. Het is dus belangrijk om te weten wanneer welk soort gesprek ingezet moet worden en welke techniek daar dan aan ten grondslag ligt.
Andere rol
Misschien ziet u tegen sommige gesprekken vaak op en bent u daar zelfs wat nerveus voor, terwijl andere gesprekken u juist heel soepel afgaan. Dat komt omdat al die gesprekken vragen om een andere aanpak en insteek. U heeft bij al die verschillende soorten gesprekken ook steeds een net wat andere rol. De ene keer bent u procesbegeleider, dan weer instructeur, coach, adviseur of de brenger van slecht nieuws.
Voorbereiden en inplannen
vast moment
Dit themadossier behandelt dan ook de technieken voor de meest voorkomende formele gesprekken die u in een organisatie moet voeren. Veel van de regels kunt u – of moet u misschien zelfs – ook toepassen in de informele gesprekken die u in uw organisatie voert. Daar gaat dit themadossier niet specifiek op in, anders dan de basiscommunicatieregels in het volgende hoofdstuk. De formele gesprekken in de hoofdstukken erna kunt u – en misschien ook hier wel moet u – goed voorbereiden en in agenda’s als vast moment inplannen.
Het voeren van effectieve gesprekken kunt u trainen. Dat is belangrijk, want bij formele gesprekken bent u als leidinggevende primair verantwoordelijk voor de uitkomsten van deze gesprekken.