1.1 Kosten en baten van communiceren

continu

ROI

Communicatie kost tijd en energie, en dat geldt al helemaal voor goede communicatie. Als professional communiceert u continu. Het is dus eigenlijk vreemd om niet over de kosten en baten van communiceren na te denken. Denk maar eens aan de verborgen kosten die er in de communicatie-uitingen zitten die u als (project)leider met medewerkers en uw eigen leidinggevende heeft. Zo denkt u over een project met een directe uitgave van € 800 waarschijnlijk goed na. Waarom is het echt nodig en wat levert het de organisatie op? Wat is de return on investment (ROI), en is het daarmee de € 800 waard?

Weggegooid geld

miskoop

Maar hoe zit dit met de gesprekken die u over het project voert? Leveren alle vergaderingen en overleggen, plus de tijd die u besteedt aan uitleg en instructie, ook echt wat op? Stijgt de motivatie van medewerkers daadwerkelijk als u een motiverend (bedoeld) gesprek met ze heeft gevoerd? Of heeft u vaak het gevoel dat er tijdens een vergadering uiteindelijk toch niet echt iets is besproken of besloten? Dat er tijdens een brainstorm te weinig bruikbare ideeën naar boven zijn gekomen? En dat het functioneren van een medewerker na de functionerings- en beoordelingscyclus alsnog niet verbetert? Gesprekken die niets opleveren, zijn als een investering die een miskoop blijkt te zijn: weggegooid geld.

Rekenvoorbeeld

achter de komma

Het is dan ook aan te raden om eens voor uzelf bij te houden wat de kosten van een gesprek met uw medewerkers nu eigenlijk zijn. Reken hierbij niet te moeilijk met gedetailleerde getallen achter de komma. Houd bijvoorbeeld € 75 per uur aan voor uw eigen tijd, € 100 per uur voor de tijd van uw eigen leidinggevende, externe medewerkers en consultants, en € 50 per uur voor uw medewerkers. Vergadert u dan bijvoorbeeld één uur per week met een team van acht (uzelf, zes medewerkers en één externe), dan kost dit u minimaal € 75 + 6 x € 50 + € 100 = € 475. Dat geld moet dan met deze vergadering wel terugverdiend gaan worden.

Vooraf en achteraf

nazorg

In uw berekening moet u eigenlijk ook nog de voorbereidingstijd en de ‘nazorg’ meenemen. Denk aan zaken als:

• de tijd die nodig is om vergaderstukken te verzamelen;
• de tijd die nodig is om de vergaderagenda op te stellen;
• de tijd die iedere deelnemer nodig heeft om zich goed in te lezen;
• de tijd die de notulist nodig heeft om achteraf de notulen te maken en rond te sturen.

Verborgen kosten in beeld

hoger uitvallen

Al deze variabelen maken dat de kosten van de vergadering uiteindelijk nog veel hoger uitvallen. Een dergelijke berekening van de kosten kunt u natuurlijk voor elk soort gesprek maken. Deze verborgen kosten in beeld brengen, zorgt vaak al voor een effectievere bijeenkomst. U weet immers precies wat de communicatie kost, en daar moeten de resultaten natuurlijk wel naar zijn.