10.2 Online vergaderen
groepsapps
Hoewel ze inmiddels aardig ingeburgerd zijn, bieden moderne communicatiemiddelen voor effectieve communicatie nog altijd bijzondere uitdagingen. Zo worden in veel organisaties vergaderingen inmiddels hybride of zelfs volledig online gedaan, en zijn er groepsapps waarin ook van alles gedeeld wordt.
Hoewel moderne communicatiemiddelen het vele malen makkelijker maken om communicatielijnen te leggen, is effectief communiceren juist veel uitdagender.
Rechtop gaan zitten of achterover leunen
formaat
Het kunnen waarnemen van emoties is ongelooflijk veel moeilijker in een online meeting dan ‘in het echt’. Met vier deelnemers ziet u ieders gezicht nog wel in redelijk formaat op uw beeldscherm, maar bij tien deelnemers wordt het al knap lastig om van iedereen de gezichtsuitdrukkingen te kunnen zien.
Theatraal
Daarbij ziet u bij online vergaderingen 85% van het lichaam helemaal niet, en daarmee mist u dus ook 85% van de lichaamstaal. Tijdens een fysieke vergadering kunt u vaak al aan het rechtop gaan zitten of vooroverbuigen van een deelnemer zien dat hij op het punt staat om iets te zeggen. Het is ook mogelijk dat hij juist theatraal achterover gaat hangen, waarschijnlijk om bewust of onbewust te laten blijken dat hij het ergens niet mee eens is.
Voeten
buiten beeld
Zit iemand daarnaast – om welke reden dan ook – zenuwachtig met zijn voeten te tikken, of kijkt hij continu gespannen op zijn telefoon? Het is allemaal niet te zien online, omdat het buiten beeld plaatsvindt. Maar het zijn wel allemaal zaken waar u iets mee zou moeten om de communicatie zo effectief mogelijk te laten verlopen.
10.2.1 Lege stoel
camera
sanitaire stop
Loop het basismodel voor communicatie (op pagina 23) nog een keer na. Hoe eenvoudig is het om tijdens een online vergadering echt te zien of deelnemers met hun volle aandacht bij de bijeenkomst zijn? Hebben ze überhaupt hun camera aanstaan, of ziet u ze misschien helemaal niet? En als u ze wél ziet, hoe weet u dan zeker dat ze niet op hun computer een ander venster voor hun neus hebben? Hoe vaak gebeurt het tijdens online meetings met veel deelnemers dat er in één van de heel kleine blokjes opeens minutenlang een lege stoel te zien is? Of het nu voor een sanitaire stop was of niet, die persoon heeft wel een deel van de communicatie gemist.
10.2.2 Afspraken
emoticons
De kop heeft bij online meetings een extra belangrijke functie. U zult namelijk alle afspraken al bij aanvang moeten maken. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over:
- aandacht;
- interrupties;
- vragen;
- tussentijds chatten;
- de handopsteekfunctie;
- het gebruik van emoticons.
10.2.3 Rollen verdelen
Ook hier is het verstandig om eventueel rollen te verdelen. Vraag iemand anders om – als u wilt dat hier gebruik van wordt gemaakt – de chat in de gaten te houden en de vragen die daarin worden gesteld te verzamelen voor een specifiek moment. Bedenk dat een deelnemer die aan het typen is in de chatfunctie, op dat moment geen aandacht heeft voor wat u aan het vertellen bent.
U kunt dan ook overwegen om de chatfunctie alleen op specifieke momenten tijdens de meeting toe te staan. Bijvoorbeeld als u van iedereen tegelijkertijd een kort antwoord wilt.
Teken
U kunt best aan de deelnemers vragen om te wachten met het verzenden van hun antwoorden totdat ú een (van tevoren afgesproken) teken geeft. Op die manier worden de antwoorden van de deelnemers niet door het eerst of meest gegeven antwoord beïnvloed, en kunnen deelnemers ook niet makkelijk wegkomen met een Wat collega X zei.
10.2.4 Hybride
andere kijkhoek
Hybride vergaderingen, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel online, maken dit allemaal nog een stuk moeilijker. U moet uw aandacht namelijk op een scherm richten – waarop meerdere personen tegelijk te zien zijn – én tegelijkertijd met een andere kijkhoek letten op de deelnemers die fysiek aanwezig zijn.
Eén blikveld
U kunt de deelnemers die fysiek aanwezig zijn best vragen om zo te gaan zitten dat u ze in één blikveld kunt zien samen met het scherm dat u gebruikt. Zo zijn uw ogen tenminste altijd op álle deelnemers gericht. Dit maakt het voor zowel u als de deelnemers eenvoudiger om waar te nemen wat er speelt en de aandacht vast te houden.
Het maken van afspraken is in deze situatie wel lastig. De deelnemers die fysiek aanwezig zijn, kunnen niet digitaal hun vinger opsteken of iets in de chat zetten.
Gemopper
inloggen
afweging
U kunt ook overwegen om de deelnemers die fysiek aanwezig zijn te vragen om op locatie alsnog in te loggen en online deel te nemen. De kans is best groot dat dit met wat gemopper gepaard zal gaan; ze zijn toch niet voor niets fysiek aanwezig, en nu moeten ze alsnog online inloggen? Dan hadden ze net zo goed thuis kunnen blijven. Het maakt de communicatie wel een stuk eenduidiger en voor iedereen gelijk. Een afweging dus!