7.3 Werksessies in plaats van overleg
werksessies
commissieactiviteiten
Uit het werken met projecten volgt een tweede manier om uw overleg slimmer in te richten: werksessies. In plaats van een hele dag met uw OR in een kamer te vergaderen, richt u tijd en ruimte zó in, dat er verschillende activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden. Zo stopt u met eindeloos overleggen. In plaats daarvan gebruikt u werksessies, om zoveel mogelijk meters te maken met het OR-werk. De werksessies plant u in volgens drie principes:
- OR-leden maken zelf een indeling voor de werksessie.
- 80% van de werktijd in de sessie is bestemd voor werkgroep- en commissieactiviteiten.
- Maximaal 20% van de werktijd in de sessie gaat naar plenair OR-overleg.
Externe partijen schuiven aan
Voorafgaand aan de werksessie inventariseert u welke externe partijen aanwezig zijn op uw werksessie. Deze plant u in en u houdt er rekening mee voor welk OR-verband ze aanschuiven. Aan de start van de werksessie vult u deze onderdelen aan met de behoeftes van de verschillende OR-verbanden. Dit lijkt in eerste instantie een recept voor een ongestructureerd overleg. Toch wijst de praktijk uit dat samen een planning maken alle OR-leden sterk activeert en hun verantwoordelijkheidsgevoel een boost geeft! Tot slot maakt u de planning compleet door onderdelen voor plenair OR-overleg toe te voegen. Die onderdelen zijn bewust beperkt in de hoeveelheid tijd die ze mogen innemen zodat u niet alsnog eindeloos vergadert.
projectplan
Richt u uw overlegstructuur op deze manier in, dan bestaat plenair OR-overleg alleen uit deze drie onderdelen:
De agenda van OR-werksessies kan er zo uit komen te zien:
Voorbeeldagenda voor werksessie
| Deel | Tijd | Activiteit (OR-verband) | ||
| 1 | 20 min | Plannen werksessie | ||
| 2 | 90 min | Kwart.cijfers presentatie (Financiële commissie) |
RI&E en PvA presenteren (Arbocomm.) |
Reorganisatie marketingplan (werkgroep) |
| 3 | 20 min | Advies ICT reorganisatie werkgroep (plenair) | ||
| 4 | 90 min | Krachtenveldanalyse projectplan (werkgroep) | Strategisch HRM-beleid advies doen (werkgroep) | HR-commissie scholingsvoorstel (werkgroep) |
| 5 | 10 min | Evaluatie samenwerking werksessie (plenair) | ||
valkuilen
Let bij de werksessies op voor de volgende valkuilen:
- Plenair overleg zonder structuur: denk aan (varianten op)de rondvraag. U riskeert een exploderende rondvraag en leden die afhaken. Beleg belangrijke onderwerpen bij een werkgroep en los andere zaken buiten de werksessie op!
- Alles samen willen doen: u zult OR-leden hebben die bij een evaluatie het advies van de werkgroep dunnetjes overdoen. Spreek hen hierop aan. Dat motiveert OR-leden om invloed uit te oefenen waar het thuishoort: de werkgroep.
Aandacht van detail naar hoofdlijnen
doelen
Door te werken met werkgroepen verlegt u de aandacht van tijd besteden aan uitvoerende werkzaamheden naar sturen op hoofdlijnen. Blijf wel gezamenlijk de doelen bepalen, zodat u als team beslissingen neemt over waar uw OR voor staat. Hoe u dat doet, leest u in paragraaf 7.5.