U bent hier

OR & Medezeggenschap
Flexplekken7. Technologische en overige voorzieningen7.4 Overige voorzieningen

7.4 Overige voorzieningen

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier HR Rendement
Publicatiedatum: maart 2025

stiltewerkplek

verplichting

Onder overige voorzieningen kun je denken aan de inrichting van de werkplek thuis en op kantoor, persoonlijke en werkbenodigdheden, vergaderfaciliteiten, omgaan met privacygevoelige informatie en het faciliteren van stiltewerkplekken. In hoofdstuk 6 heb je al kunnen lezen over de gerichte vrijstelling die van toepassing is voor arbovoorzieningen die direct voortvloeien uit de verplichtingen van de organisatie op grond van de Arbowet en samenhangen met de werkzaamheden van de werknemer. Welke mogelijkheden voor vergoedingen en verstrekkingen zijn er nog meer?

7.4.1 Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen

werkruimte

Bij hybride werken hoort een ergonomisch ingerichte werkplek op kantoor én thuis. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:

  • die arbovoorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbowet;
  • de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt in de werkruimte;
  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.

opwaardering

Arbovoorzieningen zijn bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel, goede verlichting en een beeldscherm. Als de werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening wenst of opwaardering van een arbovoorziening (bijvoorbeeld een duurdere stof op een bureaustoel) is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten hiervan.

Een alternatief voor het vergoeden van bijvoorbeeld een goede bureaustoel, is het uitlenen van de bureaustoel van kantoor. De werkgever moet hierover wel goede schriftelijke afspraken maken met de werknemer.

7.4.2 Noodzakelijk voor werkzaamheden

uitvoering

voorwaarden

De werknemer die deels thuiswerkt, moet uiteraard ook op die plek goede apparatuur tot zijn beschikking hebben, ­zodat hij zijn werk naar behoren kan uitvoeren en goed bereikbaar is. De werkgever kan werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen (het noodzakelijkheidscriterium). Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor.

Voorwaarden

teruggeven

De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte ­vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Belangrijk is dat de werkgever overeenkomt dat de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de organisatie moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Bovendien mag de voorziening geen deel uitmaken van een cafetariaregeling.

Internetvergoeding

onbelast

De kosten voor een – noodzakelijke – internetverbinding op de thuiswerkplek vallen ook onder het noodzakelijkheidscriterium. Een onbelaste vergoeding hiervan komt dan niet ten laste van de vrije ruimte. Het maakt voor het toepassen van de gerichte vrijstelling geen verschil als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik verschuldigd is. Als de werknemer een pakket heeft waarbij hij internet, tv en telefonie afneemt bij één provider, mag de werkgever alleen het deel van het internetabonnement gericht vrijgesteld vergoeden.

Is het bedrag van een pakket niet op te splitsen, dan is het zaak om vast te stellen wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Alleen dat deel van de factuur valt onder het noodzakelijkheidscriterium.

Onbelast

Op kantoor zijn de mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen natuurlijk ook nog gewoon blijven bestaan. Bovendien kan de werkgever zaken als koffie, thee, toilet- en printerpapier die de werknemer op kantoor gebruikt zonder probleem onbelast verstrekken. De werkgever kan werknemers die thuiswerken een onbelaste thuiswerkvergoeding geven op basis van een gerichte vrijstelling, zie hoofdstuk 9.