3.4 Inwerkprogramma
Maak een inwerkprogramma voor de nieuwe ambtelijk secretaris. Een inwerkprogramma is een planning met werkzaamheden in de eerste periode voor de ambtelijk secretaris. Werkzaamheden die afwisselend bestaan uit kennismakingsgesprekken, informatie over de organisatie en de OR ontvangen en verwerken en de werkwijzen leren kennen. Daarin plant u ook de vergaderingen. Grote kans dat u bij uw HR-afdeling terechtkunt voor een voorbeeldinwerkprogramma. Het programma zal de eerste dagen helemaal ingevuld zijn, maar daarna komt er steeds meer ruimte in de planning die de ambtelijk secretaris zelf kan invullen.
Bereikbaarheid van de coach
overnemen
Zorg dat de functioneel leidinggevende in de inwerkperiode goed bereikbaar is. Als het even niet lukt, bijvoorbeeld door een drukke agenda in zijn eigen functie, is het fijn als iemand zijn coachende rol overneemt. Zorg dan wel voor een goede afstemming tussen de betrokkenen.
Voortgangsgesprekken
voortgangs-gesprekken
Natuurlijk heeft de OR met de hiërarchisch leidinggevende een zorgvuldige keuze gemaakt voor de ambtelijk secretaris en heeft de ambtelijk secretaris weloverwogen gesolliciteerd. Zorg dat dit enthousiasme ook zo blijft. Dat betekent dat er regelmatig gesprekken over de voortgang moeten plaatsvinden. Ook dit is een taak van degene die de ambtelijk secretaris inwerkt. Natuurlijk heeft ook de hiërarchisch leidinggevende hierin een taak om te zorgen dat hij op de hoogte blijft van het inwerktraject en de ervaringen van de ambtelijk secretaris.
Taakverdeling
verandering
Resultaat van deze gesprekken kan ook zijn dat de taakverdeling tussen de gekozen secretaris en de ambtelijk secretaris nog meer verandert dan u van tevoren dacht. Pas dat zo nodig aan. Is die verandering aanzienlijk, dan moet u overwegen om ook de tekst in het OR-reglement aan te passen. Dat geldt dan vooral voor het onderdeel over de ‘Werkwijze en secretariaat van de OR’ in uw reglement.
Als u de taken van de ambtelijk secretaris in het reglement benoemt, moet u ook de functie van de ambtelijk secretaris bij de begripsbepalingen in artikel 1 beschrijven.