3.3 Faciliteiten

Na kennismaking met de betrokkenen en de inhoud van het werk, heeft de kersverse ambtelijk secretaris faciliteiten nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Denk aan een praktische werkplek, computer en telefoon.

3.3.1 Werkplek

Als de OR een eigen kamer heeft, is het normaal dat daar ook de werkplek van de ambtelijk secretaris is. Als dat niet kan, denk dan goed na wat dan een geschikte werkplek is.

Zorg ervoor dat de ambtelijk secretaris op zijn eigen werkplek in staat is om in alle rust stukken uit te werken. Zet hem dus niet naast de bedrijfskantine! Het is voor een nieuwe ambtelijk secretaris belangrijk dat hij ook echt in de organisatie werkt en niet uit ruimtegebrek maar thuis achter zijn koffietafel gaat zitten. Dat belemmert de kennismaking met collega’s en de organisatie te veel.

3.3.2 Computer

gereedschap

Naast een goede werkplek is een computer een onmisbaar onderdeel van het arsenaal van de ambtelijk functionaris. Hoe handig het voor u als OR-lid ook is om een tablet te hebben om snel OR-stukken te kunnen lezen; voor de ambtelijk secretaris is dat onvoldoende gereedschap. Het beeldscherm is te klein, er is geen ergonomisch toetsenbord en staat te laag op het bureau. Een tablet voor erbij – zodat de ambtelijk secretaris makkelijk informatie kan opzoeken – is wel handig.

3.3.3 Andere benodigdheden

bereikbaar

Verder heeft de ambtelijk secretaris uiteraard een (mobiele) telefoon nodig. De ambtelijk secretaris moet goed bereikbaar zijn. En ook als uw OR papierloos werkt, is het handig dat de ambtelijk secretaris de beschikking heeft over een printer. Verder is een afsluitbare kast of ladeblok ook nodig voor de ambtelijk secretaris.

3.3.4 Taken en faciliteiten

archief

De ambtelijk secretaris is degene die overzicht heeft over het werk en de afspraken van de OR. Daarbij horen een aantal taken met bijbehorende bevoegdheden:

• Het e-mailaccount van de ondernemingsraad beheren. Voor het overzicht is het belangrijk dat de ambtelijk secretaris weet wat binnenkomt en welke e-mails worden verstuurd. Spreek af dat op de werkdagen van de ambtelijk secretaris hij de e-mail bijhoudt.
• Digitaal archief inrichten en beheren. Het digitale archief is een belangrijk gereedschap voor de ambtelijk secretaris. Een ambtelijk secretaris heeft logischerwijs de meeste bevoegdheden voor het digitale archief. Het gaat dan om invoeren, wijzigen en verwijderen van documenten. Ook de inrichting van het archief hoort hier bij.

• Intranetpagina met berichten van de OR. Heeft uw OR een eigen intranetpagina, dan is het onderhoud daarvan ook een belangrijke taak van de ambtelijk secretaris. Soms kan een OR dat niet helemaal zelf verzorgen. Een afdeling Communicatie verzorgt dan de lay-out of een IT-afdeling heeft de technische bevoegdheden om de informatie te plaatsen. De OR heeft het recht om zelf zijn achterban te informeren. Maak hier praktische afspraken over die niet leiden tot extra tijdbelasting van de ambtelijk secretaris.

Voor zowel het beheer van het e-mailaccount, digitale archief als intranetpagina, is het handig als u een vervanger heeft voor de ambtelijk secretaris. Dat kan de gekozen secretaris zijn, maar ook de (vice)voorzitter van uw OR.

Maak duidelijke afspraken zodat glashelder is wie wat regelt bij vervanging. Het kan leiden tot misverstanden en fouten als meerdere leden en de ambtelijk secretaris tegelijkertijd in de e-mailbox van de OR werken of het digitale archief.