3.2 Inwerken in de organisatie
De hiërarchisch leidinggevende maakt ook kennis met de ambtelijk secretaris, bij voorkeur meteen op de eerste dag.
Bij het inwerken hoort ook dat de ambtelijk secretaris kennismaakt met de stakeholders in de organisatie, die even goed onderdeel zijn van het netwerk van de OR.
netwerk
Ook een ambtelijk secretaris die al werkzaam was in de organisatie moet als ambtelijk secretaris kennismaken met het netwerk van de OR. Belangrijke mensen in het netwerk van de organisatie zijn:
Raad van bestuur ook onderdeel van netwerk
bestuurder
stafafdelingen
Is er een raad van bestuur, dan is de voorzitter ervan vaak de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. Een ander lid van de raad komt ook soms in de overlegvergadering door zijn specifieke portefeuille of als vervanger van de bestuurder. Vergeet deze niet in de kennismakingsronde mee te nemen, zodat de ambtelijk secretaris echt met iedereen kennismaakt.
- Bestuurder: als overlegpartner van uw OR is hij een belangrijk persoon in het netwerk van de OR.
- HR: bij veel ondernemingsraden is het hoofd van de HR-afdeling structureel aanwezig bij de overlegvergadering. Maar ook als dat niet zo is, is het wel iemand waar u als OR veel contact mee heeft: veel onderwerpen hebben raakvlak met HR.
- Andere stafafdelingen: laat de ambtelijk secretaris ook kennismaken met de controller of hoofd van de afdeling Financiën. Juist die functionarissen komen meer dan eens in een overlegvergadering om informatie – bijvoorbeeld uit rapportages – toe te lichten.
- Arbo: grotere of risicovolle ondernemingen hebben vaak een eigen arbocoördinator voor goed beleid rond arbeidsomstandigheden. Daarnaast heeft bijna iedere organisatie – als het goed is! – een preventiemedewerker.
Cliëntenraad met eigen ondersteuner
Heeft uw organisatie een cliëntenraad, dan is er vaak ook een cliëntenraadondersteuner: een vergelijkbare functie als de ambtelijk secretaris, maar dan voor de cliëntenraad. Dat is een belangrijk contact, omdat cliëntenraad en OR vaak met dezelfde thema’s bezig zijn.
rondleiden
Heeft uw organisatie verschillende vestigingen? Laat de ambtelijk secretaris dan kennismaken met die verschillende locaties. Dat doet u het beste door de OR-leden van die locaties de ambtelijk secretaris zelf te laten rondleiden. Op die manier krijgt de ambtelijk secretaris een goed beeld van de hele organisatie. Medezeggenschap geldt immers voor de hele onderneming en niet alleen voor de hoofdlocatie. Een mooie manier om dit te organiseren is als de OR wisselend vergadert op alle locaties en niet alleen op de hoofdvestiging.