2.3 Positie in de organisatie
status aparte
De ambtelijk secretaris is een gewone werknemer, met een ‘status aparte’. Hij is in dienst van de organisatie, maar wel (volledig) ten behoeve van de OR. Vanwege het werknemer-zijn heeft de ambtelijk secretaris een plaats in het organisatieschema van de organisatie. En zoals u inmiddels weet, bestaat de OR dankzij wettelijke bepalingen en cao’s en heeft daarom geen hiërarchische positie.
Vanwege de verschillende posities van de ambtelijk secretaris en de OR komt de secretaris hiërarchisch buiten de OR te staan en moet daarmee onder een lijnfunctionaris vallen, zoals de HR-manager of -directeur.
2.3.1 Hiërarchisch versus functioneel
hiërarchisch
onderscheid
U kunt er – in overleg met de bestuurder – voor kiezen om de ambtelijk secretaris hiërarchisch onder te brengen bij een stafafdeling waar meerdere solistische functies onder hangen (bedrijfsjurist, PR-functionaris et cetera). Ook mag de ambtelijk secretaris hiërarchisch rechtstreeks onder de directeur vallen. Ervaring leert dat dit niet de voorkeur heeft, omdat de ambtelijk secretaris hierbij ‘tussen wal en het schip’ van OR en bestuurder terecht kan komen.
Hiërarchisch en functioneel leidinggevende
Er moet een duidelijk onderscheid zijn tussen de taken en verantwoordelijkheden van de hiërarchische en functionele leidinggevende. De functionele leiding hoort thuis bij de OR, specifiek de (vice)voorzitter of gekozen secretaris. De hiërarchische leidinggevende verstrekt geen opdrachten die te maken hebben met de uitvoering van het werk, dat doet de OR als functioneel leidinggevende.
functioneren
De functioneel leidinggevende heeft inzicht in de taken en werkomstandigheden van de ambtelijk secretaris. De hiërarchisch leidinggevende voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Gezien de afstand van de hiërarchisch leidinggevende tot het functioneren van de secretaris, moet uw OR afspraken maken hoe beide leidinggevenden hun rol invullen. De functioneel leidinggevende geeft informatie over het functioneren aan de hiërarchisch leidinggevende of de functioneel leidinggevende is bij die gesprekken aanwezig.
Maak afspraken over ieders rol en leg die vast, zodat dit duidelijk is voordat de ambtelijk secretaris start met zijn werkzaamheden.
2.3.2 Bezwarende omstandigheden
omstandigheden
Juist vanwege de bijzondere positie van de ambtelijk secretaris zijn er een aantal bezwarende omstandigheden voor hem. Wees daar ook van tevoren duidelijk over. Bij bezwarende omstandigheden kunt u denken aan:
- werken in een spanningsveld waarin vaak tegengestelde belangen en verschillende doelstellingen, taken en opvattingen een rol spelen;
- omgaan met wisselende samenstelling van de OR en zijn commissies;
- werken in teamverband vanuit een solistisch positie;
- werken op onregelmatige tijden en piekbelasting;
- omgaan met vertrouwelijke en geheime informatie.
2.3.3 De functie laten wegen
functie- beschrijving
weging
Zeker als het om een nieuwe functie gaat, staat de functiebeschrijving van de ambtelijk secretaris niet in het functiehuis van uw organisatie. Als u tevreden bent met de uiteindelijk functiebeschrijving, moet u de functie laten wegen. Soms heeft een organisatie daar een commissie voor, maar vaak is dat een taak voor de HR-afdeling. Op basis van de taakomschrijving, verantwoordelijkheden en positie in de organisatie vindt de weging plaats. Hierbij spelen ook de bezwarende omstandigheden een belangrijke rol.
2.3.4 De vacaturetekst opmaken
inhoud
Zodra u alle taken, verantwoordelijkheden, functievereisten en positie in de organisatie heeft bepaald, kunt u een vacaturetekst opstellen. U kunt voor een groot deel daarvoor de inhoud van de functiebeschrijving gebruiken. Wel moet u daar nog informatie aan toevoegen, bijvoorbeeld over het:
- aantal uren: dat heeft u afgesproken met de bestuurder of is vastgelegd in uw cao;
- salaris: uit een onderzoek in 2017 bleek 60% van de ambtelijk secretarissen bij een fulltime dienstverband een brutosalaris te hebben tussen € 2.300 en € 3.300.