2.1 Functie- en taakomschrijving
Het doel van de functie van ambtelijk secretaris is het uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied en op zo’n manier adviseren dat hij daarmee de OR optimaal faciliteert.
Uit de omschrijving van de functie moet ondubbelzinnig blijken dat het niet om een vacature voor OR-lid gaat, maar echt om iemand die de ondernemingsraad beroepsmatig ondersteunt.
kritisch
vergaderingen
In de beschrijving van de taken van uw te werven ambtelijk secretaris kunt u onderscheid maken tussen de reguliere taken, de jaarlijkse taken en de taken per zittingsperiode. Niet voor iedere ambtelijk secretaris geldt dat al deze taken moeten terugkomen in zijn takenpakket. Wees vooral kritisch welke taken u allemaal vraagt van uw kandidaat.
Reguliere taken
- Vergaderingen: denk aan vergaderplanningen, agenda met bijlagen opmaken en verspreiden, het notuleren en verspreiden van notulen, bewaken van afspraken, procedures en alle correspondentie van de OR. Het gaat om zowel de eigen vergadering van de OR als de overlegvergadering met de bestuurder.
communicatie
informatievoorziening
In artikel 23a van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vindt u de regels terug die de wet stelt aan de overlegvergadering. Daaruit kunt u ook de taken van de ambtelijk secretaris destilleren.
- Communicatie: zowel binnen de OR als naar de bestuurder en de achterban. Denk aan postbehandeling, nieuwsbrieven samenstellen en publiceren, intranet actueel houden en opzetten en bijhouden van het archief. Verder ook het beheer van het e-mailadres van de OR: de ambtelijk secretaris is eerste contactpersoon en houdt dus de mailbox bij van de OR.
- Informatievoorziening: het verzamelen en verspreiden van informatie, het signaleren van in- en externe ontwikkelingen, voorstellen doen, zorgen voor evaluaties en de OR ondersteunen bij de beleidsanalyses.
OR- commissies
Het toetsen van voorstellen, aanvragen en notities aan wet- en regelgeving is ook een belangrijke taak van een ambtelijk secretaris.
- Ondersteuning van OR-commissies: heeft uw OR ook commissies, dan ligt daar ook een taak voor de ambtelijk secretaris. Hij kan de vergaderingen faciliteren, de commissie van informatie voorzien en zorgen voor de afstemming tussen de commissies en de OR.
coachen
jaarplanning
OR-scholing
OR-reglement
verkiezingen
inwerken
Een valkuil is dat een OR met veel commissies nog maar weinig beschikking heeft over zijn eigen ambtelijk secretaris omdat de secretaris veel tijd kwijt is aan het faciliteren van die commissies.
- Begeleiding en leidinggeven: coachen van het dagelijks bestuur of (individuele) leden van de OR, maar ook het adviseren van de OR of het aansturen van bureaumedewerkers van het ambtelijk secretariaat.
Jaarlijkse taken
- Jaarplanning en jaarverslag: naast de vergaderplanning heeft uw OR misschien ook een inhoudelijke planning waarin u vastlegt wat uw OR in een bepaald jaar wil bereiken. De ambtelijk secretaris kan hiervoor een opzet maken. Na afsluiting van een jaar – zittingsjaar of kalenderjaar – maakt u het OR-jaarverslag. De ambtelijk secretaris heeft hier altijd wel een taak in van verzamelen van informatie tot productie en verzending van het jaarverslag.
- OR-scholing: het verzamelen van informatie over trainers en adviseurs, het verzamelen en voorstellen van onderwerpen en trainingsdoelen, het adviseren over een scholingsplan voor de ondernemingsraad en de scholing organiseren of – in bijzondere gevallen – zelf geven.
- Voorstellen om het OR-reglement te actualiseren op verzoek van de ondernemingsraad of op eigen initiatief, op basis van gewijzigde wetgeving of bij veranderingen in de organisatie.
Taken per zittingsperiode
- OR-verkiezingen: denk aan actualiseren van het draaiboek, digitale stemmingen organiseren en deelname aan of ondersteuning van de verkiezingscommissie. Op dit vlak komt de ambtelijk secretaris natuurlijk ook in actie als er tussentijdse vacatures of verkiezingen zijn.
- Nieuwe OR-leden inwerken.
Inwerken van nieuwe OR-leden
inwerktraject
Belangrijk bij het inwerken van nieuwe OR-leden is dat de ambtelijk secretaris hen goed informeert over de werkwijze van uw OR, inclusief de positie en taak van de ambtelijk secretaris. Verder valt onder het inwerktraject de uitleg over de vergaderplanning, hoe het OR-archief is opgebouwd en hoe het overleg met de bestuurder verloopt. De ambtelijk secretaris kan er ook een inhoudelijke invulling aan geven door nieuwe leden in te werken op de lopende zaken en door een introductie over de WOR te verzorgen.
verantwoordelijkheid
Als u de taken van uw ideale kandidaat op papier heeft staan, moet u nadenken over de mate van verantwoordelijkheid per taak. Bijvoorbeeld: zit de ambtelijk secretaris bij het agendaoverleg en noteert hij alles wat u daarin bespreekt om zo te komen tot een conceptagenda? Of maakt hij op basis van de beschikbare informatie zelf een conceptagenda en legt hij die voor aan het dagelijks bestuur van de OR? Uiteraard beslist u als OR altijd over de definitieve agenda.
Dezelfde afweging geldt ook voor veel andere OR-zaken, zoals het maken van een advies- of instemmingsbrief. U kunt de ambtelijk secretaris de taak geven om een concept uit te werken of om zelf een conceptadviesbrief op te stellen die u dan vervolgens beoordeelt en vaststelt.
Meer of minder verantwoordelijkheid
zelfstandigheid
Bij elke taak kunt u de ambtelijk secretaris meer of minder verantwoordelijkheid geven. De verantwoordelijkheid zit vooral in de mate van zelfstandigheid zonder taken van de OR helemaal over te nemen. Hoe meer verantwoordelijkheden hij heeft, hoe zwaarder de positie van de ambtelijk secretaris wordt.
adviseur
Vanwege de veelheid aan taken en wisselende verantwoordelijkheden, kunt u afspreken dat meerdere functionarissen de OR ondersteunen, bijvoorbeeld in de vorm van een adviseur medezeggenschap en een administratief medewerker medezeggenschap. Voordeel is dat ze elkaar bij afwezigheid (deels) kunnen vervangen. Meestal gaat het bij een nieuwe functie om een ambtelijk secretaris voor alle taken.