4.2 NVP Sollicitatiecode
informeren
Bij werving en selectie zult u doorgaans rekening houden met de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). In de code zijn onder meer regels opgenomen voor een eerlijke sollicitatieprocedure. Een eerlijke sollicitatieprocedure houdt in dat u sollicitanten volledig informeert over de procedure en functie, u selecteert op functiegerelateerde aspecten en u niet discrimineert door irrelevante informatie mee te wegen. De gelijkebehandelingswetgeving is hier de wettelijke basis voor.
Een deel van de bepalingen komt niet uit de wet, dus als u zich niet aan die regels houdt, bent u niet strafbaar. De belangrijkste punten uit de sollicitatiecode vindt u op rendement.nl/hrdossier.
4.2.1 De code over selectie
afwijzen
De code stelt dat u kandidaten binnen twee weken na het sluiten van een vacature, maar bij voorkeur eerder, een reactie geeft op zijn sollicitatie. U laat hem dan weten of:
- u hem afwijst en waarom;
- u hem uitnodigt voor een gesprek;
- u hem in de wacht zet (met vermelding van de uiterlijke datum waarop u weer contact opneemt). Houd de kandidaten goed op de hoogte.
4.2.2 De code over privacy
vertrouwelijk
Volgens de code moet u persoonlijke informatie vertrouwelijk behandelen. Dit heeft te maken met de privacyregels. Zo mag u gegevens van een sollicitant die afvalt – maar een interessant en relevant profiel heeft – alleen bewaren als u zijn toestemming vraagt.
Toestemming
verlenging
Geeft hij hiervoor toestemming, dan mag u in principe een jaar lang zijn gegevens bewaren. Daarna moet u de sollicitant opnieuw benaderen voor actualisatie van zijn cv en verlenging van de toestemming.
Krijgt u geen toestemming, dan moet u de gegevens van de sollicitant binnen vier weken vernietigen.