4.1 Selecteren op functie-eisen
motivatie
Bij de reactie op uw vacature sturen sollicitanten doorgaans twee documenten mee: het cv en de motivatie. De motivatie geeft, als het goed is, antwoord op de vragen waarom iemand reageert op de vacature en waarom hij geschikt is voor de functie.
Toch geeft een brief niet altijd een goed beeld, want uiteraard zal de sollicitant zijn zinnen zo formuleren dat u ervan overtuigd raakt dat hij de ideale kandidaat is. Kijk daarom ook naar de harde feiten op het cv om te bepalen of u de sollicitant wel of niet op gesprek uitnodigt. Eigenlijk moet u het andersom doen: eerst selecteren op cv en daarna op de brief.
Krijgt u veel reacties, dan kan het zijn dat u de functie-eisen in de vacature te vaag heeft gehouden. Als die op verschillende manieren zijn uit te leggen, leidt dit tot meer cv’s en motivaties om door te spitten.
4.1.1 Meetbare criteria
eerste selectie
Door bij een eerste selectie het cv voorop te stellen, maakt u keuzes op basis van meetbare criteria die overeenkomen met de functie-eisen en die u ook in de vacaturetekst heeft genoemd. Sollicitanten die niet aan de minimale vereisten voldoen, kunt u meteen terzijde schuiven. Het gaat dan om zaken als:
- opleiding;
- vakkennis;
- ervaring in de branche;
- in het bezit van een rijbewijs.
Belangrijk bij een eerste schifting is om u niet te veel te laten (af)leiden door subjectieve zaken, zoals de opmaak van het cv of het gebruikte lettertype. Focus op de ervaring en kennis die een sollicitant meebrengt.
4.1.2 Volgorde criteria
afweging
objectief
Voor een goede afweging is het zinvol om selectiecriteria op volgorde te zetten. De eisen waaraan de sollicitant in ieder geval moet voldoen om de functie te kunnen vervullen staan bovenaan, gevolgd door de eisen die eigenlijk eerder voorkeuren zijn dan harde eisen. Vervolgens doorloopt u de ontvangen cv’s en noteert u per sollicitant aan welke eisen hij voldoet. Zo kunt u een objectief besluit nemen. Een dergelijk overzicht is ook handig als u met meerdere mensen binnengekomen reacties moet filteren. Iedereen beslist dan op basis van dezelfde criteria of een sollicitant geschikt is. U kunt na een eerste schifting selecteren op sterke punten. Daarover leest u meer in paragraaf 4.2.
4.1.3 Motivatie beoordelen
aandacht
Van degene die aan de minimale eisen voldoen, leest u aandachtig de motivatie door. Lees er niet te veel tegelijk, want uw aandacht zal op een gegeven moment verslappen en u wilt dan niet op dat moment de ideale kandidaat wegleggen!
benoemen
Tijdens het lezen is het belangrijk om de motivatie van de sollicitant eruit te filteren. Iemand die reageert omdat hij ruzie heeft met zijn huidige werkgever of meer wil verdienen, is weliswaar gemotiveerd maar niet om de juiste redenen en daardoor minder geschikt voor de functie. Benoemt iemand in zijn brief de taken en verantwoordelijkheden van de functie die hem aanspreken, dan heeft u aan hem een goede.
4.1.4 Uitnodigen
eerste gesprek
Heeft u een lijst met geschikte kandidaten, dan bespreekt u met de leidinggevende welke sollicitanten u wilt uitnodigen voor een eerste gesprek. Meestal zijn dit vijf kandidaten.
Heeft u geen tijd om zelf alle cv’s door te spitten, dan kunt u gebruikmaken van speciale software. Deze recruitmenttools kunnen u veel werk uit handen nemen, zeker in combinatie met een sollicitatieformulier.
Telefonische uitnodiging
inhoudelijk
De meeste leidinggevenden bellen de sollicitant om ze uit te nodigen voor een eerste gesprek. Zo krijgen ze meteen een eerste indruk van de kandidaat. Voorkom dat er dan inhoudelijk wordt ingegaan op de functie. Daarvoor dient het sollicitatiegesprek. Het is prettig om gemaakte afspraken schriftelijk te bevestigen. In het kader op de volgende pagina staat beschreven welke zaken u dan niet moet vergeten.
Wees volledig in uw uitnodiging
schriftelijk
duur gesprek
Na een telefonische uitnodiging bevestigt u de afspraken in een schriftelijke uitnodiging. Daarmee zet u de toon voor het gesprek. U kunt een standaardmodel gebruiken, maar vul dit wel aan met de juiste gegevens van de sollicitant en met unieke informatie over wat de inhoud en verloop van het gesprek zal zijn. Zorg ook voor een toon van gelijkwaardigheid, zodat u de kandidaat op zijn gemak stelt. Verder benoemt u:
- wie het gesprek met de sollicitant voert;
- tijd en locatie (inclusief routebeschrijving);
- duur van het gesprek;
- wie de contactpersoon is voor vragen;
- of en waar de sollicitant kan parkeren;
- het verdere verloop van de procedure.
Op rendement.nl/hrdossier vindt u voorbeelden voor de schriftelijke uitnodiging voor een gesprek.
4.1.5 Afwijzen
werkervaring
Het is wel zo netjes om een sollicitant bij een afwijzing ook aan te geven waarom hij niet wordt uitgenodigd. Om tijd te besparen kunt een standaardafwijzing maken die u eenvoudig met een aantal woorden aanpast. Denk aan geen passende werkervaring, maar wel een goede motivatie of wel de juiste opleiding, maar te veel werkervaring. Dit maakt uw afwijzing persoonlijker en u laat de sollicitant (hopelijk) achter met een goed gevoel over uw organisatie. Kijk wel uit dat u niet onbedoeld discrimineert op bijvoorbeeld leeftijd!