8.4 Uitbestedingspartij

selectie

Als u eenmaal de knoop heeft doorgehakt over wat u wilt en kunt uitbesteden, kunt u beginnen met uw selectie van een geschikte partij.

Potentieel

vakbeurs

internet

Namen van potentiële uitbestedingsbedrijven kunt u op diverse manieren vinden, zowel via informele als formele contacten:

• Kijk eens rond op een vakbeurs. Omdat u hier ook meteen persoonlijke contacten kunt leggen, is dit een waardevolle gelegenheid om te beginnen.
• Informeer bij bevriende organisaties die ervaring hebben met uitbesteden. Zijn zij tevreden over hun partner, dan heeft u een uitstekend vertrekpunt.
• Informeer bij beroepsverenigingen of kennisinstituten, zoals het Platform Outsourcing Nederland (PON, website platformoutsourcing.nl). Zij beschikken naast veel informatie over de do’s en don’ts ook over ledenlijsten.
• Ga zelf op zoek op internet. Via de zoektermen ‘outsourcen’ en ‘uitbesteden’ krijgt u eenvoudig tientallen bedrijven op een rijtje.

Criteria

afhankelijk van uw wensen

reputatie

keurmerk

Op basis van welke criteria u een eerste selectie maakt van mogelijke uitbestedingspartijen, is uiteraard sterk afhankelijk van uw eigen wensen. Het bedrijf moet in ieder geval aansluiten bij de door u geformuleerde doelstellingen voor de uitbesteding. Daarnaast kunt u letten op zaken als:

• de reputatie: hoe staat het bedrijf bekend, bijvoorbeeld op internet (even googelen levert vaak een hoop op);
• de vestigingsplaats: als vaak overleg nodig is, is het handig om een partner in uw eigen regio te zoeken;
• het lidmaatschap van een beroepsorganisatie: de voordelen hiervan zijn dat er vaak een bepaalde gedragscode wordt gerespecteerd, er een soort van keurmerk is en er een standaard klachtenprocedure bestaat zodat u bij strubbelingen iets heeft om op terug te vallen;
• de specialisaties met die delen van de administratie die u wilt uitbesteden: dat het een deskundige partner betreft, informeer daarom bijvoorbeeld ook naar de opleiding van de medewerkers en of ze regelmatig worden bijgeschoold;
• de affiniteit met de bedrijfsvisie: als beide organisaties er een volstrekt andere cultuur op nahouden, kan dit de samenwerking aanzienlijk bemoeilijken of zelfs onmogelijk maken.

Prijzen vergelijken

zo gedetailleerd mogelijk

Na de eerste selectie kunt u bij de geselecteerde kandidaten een offerte aanvragen. Zeker als u een deel van de administratie wilt uitbesteden om kosten te besparen, is de prijs een essentiële factor. Staar u hierop echter niet blind, maar vraag liever een zo gedetailleerd mogelijke offerte aan zodat u weet wat u precies voor die prijs mag verwachten.

afspraak

persoonlijke klik

Uiteindelijk houdt u nog een tweetal kandidaten over. Maak met hen in ieder geval een persoonlijke afspraak. Dat communiceert makkelijker en maak het mogelijk om meer gedetailleerde afspraken te maken en te onderhandelen over de prijs of andere aantrekkelijke voordelen. Ga bij dit gesprek niet voorbij aan de persoonlijke ‘klik’. U geeft immers vertrouwelijke zaken uit handen.