3. (On)belaste werkkosten

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier HR Rendement

Publicatiedatum: juni 2020

Houdt u zich als HR-professional ook bezig met salarisadministratie? Dan is dit hoofdstuk belangrijk. Werknemers kunnen tijdens hun dienstverband verschillende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen. Zorg ervoor dat uw organisatie deze zaken fiscaal juist afhandelt en correct in de administratie opneemt.

keuze gemaakt

Het uitgangspunt bij vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers, is dat ze loon vormen. Hierbij zal dan de keuze moeten worden gemaakt tussen verloning ervan bij de werknemer of het aanwijzen ervan als eindheffingsloon. Door deze eindheffingsmogelijkheid kan uw organisatie namelijk onder voorwaarden belast loon omzetten in onbelast loon.

Er is niet altijd sprake van (belast) loon

Uitzonderingen op de hoofdregel dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers loon vormen, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en voordelen buiten de dienstbetrekking.

Andere uitzonderingen zijn de zaken die wel loon voor het personeel vormen, maar onder voorwaarden geen belast loon zijn. Hierbij gaat het om verstrekkingen waarvoor werknemers een eigen bijdrage ter hoogte van minstens de verstrekkingswaarde betalen, vrijgesteld loon en nihilwaarderingen.

3.1 Werkkostenregeling

Uw organisatie heeft onder de werkkostenregeling ‘vrije ruimte’. Die ruimte kunt u gebruiken om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers in onbelast loon om te zetten door het aanwijzen ervan als eindheffingsloon. Dit jaar bedraagt de vrije ruimte 3% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom. Boven die...

3.2 Kostenvergoedingen

Bij het uitbetalen van kostenvergoedingen aan werknemers via de salarisadministratie krijgt u te maken met diverse aspecten. Uiteraard met de fiscale behandeling ervan, maar ook of u zo’n kostenvergoeding in de loonstaat en aangifte loonheffingen moet opnemen. En u moet ervoor zorgen dat u de bijbehorende te bewaren gegevens op de juiste plek en...

3.3 Verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

Net als bij vergoedingen bestaan er bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die (belast) loon vormen ook drie verwerkingswijzen: als loon bij de werknemer; als aangewezen eindheffingsloon zonder beslag op de vrije ruimte, omdat er een gerichte vrijstelling geldt; als aangewezen eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Economisch...

3.4 Extra administratieve verplichtingen

Bij het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van zaken aan werknemers heeft u soms met extra administratieve verplichtingen te maken. Het is van belang om hieraan te voldoen, omdat dit anders nare financiële gevolgen kan hebben! Veel van de extra administratieve plichten spelen bij vergoedingen voor en verstrekkingen en...

3.5 Verwerken in loonstaat

Belaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de werknemer moet u in zijn loonstaat verwerken. Belaste kostenvergoedingen neemt u op in kolom 3 van de loonstaat: Loon in geld. Belaste verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (loon in natura) boekt u in kolom 4: Loon anders dan in geld. U kunt de totale waarde van eventuele...

3.6 Aangifte loonheffingen

Belaste kostenvergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers moeten uiteraard ook terugkomen in de aangifte loonheffingen van uw organisatie. Als slechts een deel ervan belast loon vormt, neemt u alleen dat belaste deel op in de loonaangifte. Vergoedingen Belaste kostenvergoedingen uit kolom 3 van de loonstaat horen thuis...

U bent hier