5. Grenzen aan data-opslag
Privacy is een recht. Voor het bewaren van gegevens in de personeelsadministratie gelden dan ook strenge regels. Zo geldt voor bepaalde gegevens een minimale bewaartermijn en voor andere gegevens juist een maximale. Ook moet u de gegevens op de juiste plek en in een adequate vorm bewaren. Houd u aan deze regels, want bij het niet volgen of het overtreden ervan, loopt u kans op boetes!
goede controles
gegevens loonheffingen
onderliggende stukken
Het doel van de ingestelde verplichte bewaartermijnen is om het voor de Belastingdienst – en andere instanties – mogelijk te maken om ook na verloop van jaren nog goede controles te kunnen uitvoeren. Zo zal de fiscus bij een controle voor bepaalde zaken altijd nagaan of uw organisatie ze goed heeft geadministreerd. U moet daarom bij een controle in elk geval de volgende zaken uit de onderzochte periode kunnen overleggen:
- loonstaten;
- opgaven gegevens voor de loonheffingen;
- kopieën van identiteitsbewijzen;
- verklaringen en andere onderbouwende stukken als u gebruik heeft gemaakt van afdrachtverminderingen of bepaalde tegemoetkomingen heeft ontvangen;
- onderliggende stukken rond onbelaste (vaste) vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers.
Verantwoordelijk
gegevens bij externe partij
Uw organisatie is verantwoordelijk voor het volgens de regels bewaren van de gegevens in uw personeelsadministratie. Dat geldt óók als u het voeren van die administratie (deels) heeft uitbesteed aan een externe partij. Bovendien geldt de bewaarplicht dan ook voor de gegevensdragers met gegevens van uw organisatie die bij die externe partij aanwezig zijn.