5.1 Fiscale gegevens
zeven jaar
Voor wat betreft de fiscale gegevens uit de personeelsadministratie heeft u zich aan een (fiscale) bewaarplicht van zeven jaar te houden. Het gaat hierbij om de volgende personeelsgegevens:
- persoonlijke gegevens van de (ex-)werknemer (stamkaart);
- datum van indiensttreding;
- loonadministratie;
- arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken);
- arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap;
- afstandsverklaring woon-werkverkeer.
De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de zogenoemde basisgegevens van uw organisatie, waarvan de loonadministratie onderdeel is. Andere onderdelen zijn bijvoorbeeld het grootboek, de kas- en financiële administratie en de in- en verkoop- en voorraadadministratie.
Termijn
De bewaartermijn van zeven jaar begint te lopen op 1 januari na het jaar waarin de betreffende gegevens in de loonadministratie zijn opgenomen. Dat betekent dus bijvoorbeeld dat u de loonadministratie over 2013 per 2021 zou kunnen weggooien.
Het is overigens geen verplichting om u van de betreffende gegevens te ontdoen nadat u ze zeven jaar heeft bewaard, maar als u dat wel doet, komt u in elk geval niet in de knel met uw fiscale bewaarplicht.
Afwijkend
vijf jaar na uitdiensttreding
Voor bepaalde onderdelen van de loonadministratie geldt een afwijkende minimale bewaartermijn van vijf jaar. Hierbij gaat het om een termijn van vijf volle kalenderjaren na uitdiensttreding van de betreffende werknemer. Gedurende het dienstverband moet u deze zaken dus sowieso bewaren.
U heeft met deze bewaarverplichting te maken bij:
- opgaven van gegevens voor de loonheffingen (inclusief eventuele gegevens over toepassing van de studenten- en scholierenregeling);
- kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers;
- alle (kopieën van) beschikkingen en verklaringen die u van de werknemers heeft ontvangen.
Let op dat (een resterend deel van) de bewaartermijn gewoon van kracht blijft als uw organisatie ophoudt te bestaan of als er geen werknemers meer in dienst zijn!
Afspraken
kortere bewaartermijn
Uw organisatie kan ook met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn voor bepaalde gegevens. Leg zulke afspraken altijd schriftelijk vast en bewaar deze goed!
Vergeet ook niet dat het hierbij de fiscale bewaarplicht betreft en u voor andere overheidsinstellingen mogelijk wel gewoon aan de bewaarplicht van zeven jaar – en in geval van onroerende zaken zelfs tien jaar – moet voldoen.