8. Personeelsadministratie buiten de deur

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier HR Rendement

Publicatiedatum: juni 2020

Alle informatie zelf bijhouden en invoeren in de personeelsadministratie kan lastig en behoorlijk tijdrovend zijn, zeker bij een grote organisatie. Het uitbesteden van (een deel van) de administratie is dan het overwegen waard. Dat geldt ook voor routineklussen of als er intern te weinig gespecialiseerde kennis is voor bepaalde taken.

niet over één nacht ijs gaan

Overweegt uw organisatie om (een deel van) de administratie aan een externe partij toe te vertrouwen, ga dan niet over één nacht ijs. Vooral in de aanvangfase kan het uitbesteden van (een deel van) de personeelsadministratie een hoop extra rompslomp opleveren, in plaats van dat u er tijd door bespaart.

Ook als u voor uitbesteding van (een deel van) de personeelsadministratie kiest, is het altijd uw organisatie die verantwoordelijk is voor eventuele gemaakte fouten. Denk daarom twee keer na voor u met een derde partij in zee gaat en zorg dat u duidelijke afspraken maakt!

Stappenplan

goede voorbereiding

voor- en nadelen

Het uitbesteden van de personeelsadministratie gaat niet van de ene op de andere dag. Een goede voorbereiding is cruciaal. Houd hierbij het volgende stappenplan aan:

Waarom wil uw organisatie uitbesteden? Formuleer de doelstellingen.

Wat wilt u uitbesteden? Bepaalde onderdelen of de volledige administratie? En wat kunt u uitbesteden? Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af. Denk na over mogelijke gevolgen en prijsconsequenties.

Maak een afgewogen selectie uit de diverse aanbieders.

Sluit een contract af. Vergeet daarbij niet om ook een verwerkersovereenkomst af te sluiten (zie paragraaf 6.3).

Evalueer regelmatig hoe de samenwerking bevalt.

Hierna komen deze stappen uitgebreider aan bod.

8.1 Doelstellingen

Het is zeker niet overbodig om u in de eerste plaats af te vragen waarom uw organisatie de administratie eigenlijk wil uitbesteden. Is dat bijvoorbeeld om kosten te besparen of voor specialistische ondersteuning? Door helder vast te leggen welke doelen u met de uitbesteding wilt bereiken, kunt u in een latere fase ook beter beoordelen of de...

8.2 Deels uitbesteden

Het is lang niet altijd aantrekkelijk om de volledige personeelsadministratie uit te besteden. Veel organisaties kiezen ervoor om een deel zelf te blijven doen en slechts een specifiek onderdeel bij een externe partij onder te brengen, zoals: de basisadministratie, bijvoorbeeld persoonsgegevens en arbeidsovereenkomsten; de salarisadministratie,...

8.3 Volledig uitbesteden

In plaats van een deel van de personeelsadministratie, besteden sommige organisaties juist de gehele administratie uit. Payrolling Uitbesteden in de meest extreme vorm is het zogenoemde payrolling. Hierbij besteedt u meer uit dan louter de administratie, omdat u feitelijk het werkgeverschap overdraagt aan een andere partij. Bij payrolling blijven...

8.4 Uitbestedingspartij

Als u eenmaal de knoop heeft doorgehakt over wat u wilt en kunt uitbesteden, kunt u beginnen met uw selectie van een geschikte partij. Potentieel Namen van potentiële uitbestedingsbedrijven kunt u op diverse manieren vinden, zowel via informele als formele contacten: Kijk eens rond op een vakbeurs. Omdat u hier ook meteen persoonlijke contacten...

8.5 Uitbestedingscontract

Als u uw keuze voor de uitbestedingspartij eenmaal heeft gemaakt, is het de hoogste tijd om de afspraken op papier te zetten. Uitbestedingscontract Hoe gezellig en vertrouwd het er ook aan toe mag gaan, u weet pas echt wat u in handen heeft als u een uitbestedingscontract opstelt. Hierbij is het belangrijk om in elk geval de volgende punten vast...

8.6 Evaluatie uitbesteding

Na verloop van tijd doet u er goed aan om de samenwerking grondig te evalueren. Uw eerder geformuleerde doelstellingen komen daarbij goed van pas: Was het doel besparen, dan is het nu tijd om de balans op te maken. Wilde u juist meer tijd voor andere zaken creëren, dan kan de tijdadministratie u meer inzicht verschaffen. Nieuwe afspraken Heeft u...

U bent hier