8.2 Deels uitbesteden
niet altijd aantrekkelijk
loonstrookjes
verzuimadministratie
arbeidsvoorwaardenpakket
Het is lang niet altijd aantrekkelijk om de volledige personeelsadministratie uit te besteden. Veel organisaties kiezen ervoor om een deel zelf te blijven doen en slechts een specifiek onderdeel bij een externe partij onder te brengen, zoals:
- de basisadministratie, bijvoorbeeld persoonsgegevens en arbeidsovereenkomsten;
- de salarisadministratie, van de registratie van vakantie-, verlof- en ziektedagen tot de verwerking en verzending van loonstrookjes;
- de verzuimadministratie, waaronder ziek- en hersteldmeldingen, afspraken met de bedrijfsarts, contacten met UWV, aanvragen arbeidsongeschiktheidsuitkering, verzuimrapportages en (interne en externe) re-integratietrajecten;
- de werving-en-selectieprocedure, waaronder het opstellen en plaatsen van vacatures, selecteren van sollicitanten en vastleggen van afspraken voor gesprekken en assessments;
- het beheer van het arbeidsvoorwaardenpakket, bijvoorbeeld via een intranettool;
- het opleidingsbeleid.
Verder kijken dan uw neus lang is
financiële middelen
Ook al weet u wat u precies wilt uitbesteden, dan bent u er nog niet. Er is namelijk een verschil tussen willen en kunnen. De beschikbare financiële middelen spelen hierbij sowieso een doorslaggevende rol. Maar ook praktisch moet één en ander mogelijk zijn. Besteedt u een deel van de administratie uit, dan heeft u immers mogelijk niet meer alle gegevens voorhanden om uw andere taken nog goed te kunnen uitvoeren. Kijk dus verder dan uw neus lang is voordat u definitief knopen doorhakt.
Voordelen
op zoek naar een partner
Als uw organisatie slechts één onderdeel van de personeelsadministratie uitbesteedt, loont het zeker de moeite om op zoek te gaan naar een partner die zich hierin heeft gespecialiseerd.
Wilt u bijvoorbeeld de verzuimadministratie uitbesteden, informeer dan zeker ook bij uw huidige arbodienstverlener. Deze doet vaak veel meer dan alleen zieke werknemers ontvangen. Als u die verzuimadministratie bij uw bestaande partner kunt onderbrengen, zitten daar bovendien een aantal duidelijke voordelen aan:
- Een totaalpakket is in verhouding vaak goedkoper dan verschillende losse contracten.
- U kent de partner al en weet dus beter wat u aan hem heeft, al heeft u uiteraard nooit garanties. Omdat uw arbodienst bijvoorbeeld effectieve huisbezoeken bij zieke werknemers aflegt, wil dat niet zeggen dat hij er per definitie ook een goede verzuimadministratie op nahoudt.