5.2 Overige gegevens
niet te lang
op later moment van pas
Naast bij de fiscale gegevens geldt ook bij andere personeelsgegevens een bewaartermijn. Bij deze gegevens gaat het echter meestal niet om een minimale bewaarverplichting, maar moet u er vooral voor waken dat u de gegevens niet te lang bewaart. Hierbij is het uitgangspunt dat uw organisatie gegevens niet langer mag bewaren dan dat zij ze nodig heeft. Denk echter niet te snel dat u gegevens niet meer nodig heeft. Met name gegevens in het personeelsdossier kunnen op een later moment nog weleens van pas komen. Zo wordt bijvoorbeeld het opstellen van een getuigschrift – een verplichting bij het einde van de dienstbetrekking als de werknemer erom vraagt – een lastige klus als er nog nauwelijks gegevens over de werknemer aanwezig zijn. Bewaar de hiervoor benodigde gegevens dan ook in elk geval tot het einde van de dienstbetrekking.
Voorbereid op conflict met ex-werknemer
conflict
verjaringstermijn
Het kan ook verstandig zijn om bepaalde gegevens langer te bewaren voor het geval er na uitdiensttreding een conflict ontstaat met de ex-werknemer. Denk aan de situatie dat een ex-werknemer uw organisatie aanklaagt, omdat hij nog recht op achterstallig loon meent te hebben of vindt dat uw organisatie aansprakelijk is voor zijn ziekte die heeft geleid tot arbeidsongeschiktheid.
De verjaringstermijn voor civiele procedures is namelijk vaak langer dan de wettelijke (fiscale) bewaartermijn voor de gegevens die bij zo’n procedure van belang zijn. Als de werknemer de gegevens wél heeft bewaard, staat hij sterker in de procedure dan uw organisatie. Zorg dat u dat voorkomt!
Twee jaar
hooguit
Voor de volgende gegevens is als richtlijn bedacht dat u ze hooguit twee jaar na uitdiensttreding van een werknemer mag bewaren. Na verloop van die twee jaar moet u ze in principe uit de personeelsadministratie verwijderen:
- arbeidsovereenkomsten en eventuele wijzigingen daarin;
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
- correspondentie over benoemingen, promotie of demotie;
- afspraken over lidmaatschap van de ondernemingsraad;
- administratieve verzuimgegevens;
- verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen);
- correspondentie over het ontslag.
Let op dat gegevens over de aard en de oorzaak van de ziekte van werknemers of de ziekte zelf helemaal niet in de personeelsadministratie mogen worden opgenomen.
Een jaar
binnen vier weken
Voor sollicitatiegegevens van kandidaten die niet zijn aangenomen is het gebruikelijk om ze binnen vier weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure te verwijderen of terug te sturen. Het gaat hier om gegevens als:
- de sollicitatiebrief;
- het sollicitatieformulier;
- het cv;
- correspondentie met de sollicitant;
- referenties en getuigschriften;
- de gegevens uit een psychologisch onderzoek;
- Verklaring omtrent het gedrag (VOG).
alleen met toestemming
U kunt deze gegevens ook langer bewaren, maar dat mag alleen met toestemming van de sollicitant. U mag zijn gegevens dan maximaal een jaar bewaren. Zo kunt u later alsnog contact met hem opnemen als er een vacature ontstaat waar hij de juiste kandidaat voor zou kunnen zijn. Wilt u de bewaartermijn vervolgens nog een keer verlengen met een jaar, dan moet u daar opnieuw zijn toestemming voor krijgen.
Voor sollicitanten die zijn aangenomen – en dus inmiddels werknemer zijn – zult u hun sollicitatiegegevens in elk geval gedurende het dienstverband bewaren.
Spoedig
Zijn persoonsgegevens van werknemers niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw organisatie ze nodig heeft en is er geen (minimale) bewaartermijn voor bepaald, dan moet u ze zo spoedig mogelijk uit de administratie verwijderen.
Nergens in de wet staat aangegeven hoe uw organisatie zich moet ontdoen van de gegevens uit de administratie. Het spreekt echter voor zich dat u ze niet zomaar bij het oud papier of vuilnis mag gooien. Het gaat immers om persoonlijke gegevens van (ex-)werknemers.