2.1 Inventarisatie
afhankelijkheid
Hoewel organisaties meer of minder complex van structuur kunnen zijn, bestaan de meeste organisaties uit afdelingen, die op hun beurt zijn opgedeeld in functies of activiteiten. De mensen die deze functies bekleden of activiteiten uitvoeren, hebben elkaar nodig om de organisatiedoelstellingen te behalen. Er is dus sprake van afhankelijkheid. Voor het proces van functiewaardering is het belangrijk om de (wederzijdse) afhankelijkheid en samenhang van functies te bekijken en niet iedere functie apart te beschrijven.
2.1.1 Organisatiestructuur
Inzicht in de samenhang tussen organisatieonderdelen/afdelingen en functies krijgt u door de organisatiestructuur in kaart te brengen. Hierdoor ontdekt u waar verantwoordelijkheden beginnen en eindigen en komt u de belangrijkste problemen en uitdagingen van uw organisatie op het spoor.
Het verband tussen functies zien
samenhang
Door de structuur van uw organisatie in kaart te brengen, schetst u het kader om functies in hun onderlinge samenhang te bekijken. Benoem hiervoor per organisatieonderdeel of per afdeling:
- primaire doelen of verantwoordelijkheden;
- activiteiten en resultaten;
- producten of diensten en doelgroepen en markten;
- strategische thema’s;
- begroting, budget en kerncijfers;
- personeelsbezetting.
2.1.2 Zelf doen of uitbesteden?
kostbaar
Op basis van de organisatieschets is het ook gemakkelijker om te beoordelen of u het proces van functiewaardering zelf kunt doen of beter kunt uitbesteden. Voor een relatief kleine en overzichtelijke organisatie kunnen een extern systeem en het inhuren van een extern bureau erg kostbaar zijn. Zelf een systeem van functiewaardering opzetten en invoeren, is dan de moeite waard. Dat geldt zeker als u vooral de bestaande situatie wilt beschrijven en verwacht dat het proces van functiewaardering niet tot grote veranderingen zal leiden.
bestaand systeem
Komen er in uw organisatie echter veel verschillende functies voor, is uw beloningsbeleid complex of heeft u niet genoeg deskundigheid, tijd of middelen, dan is het vaak sneller en betaalbaarder om voor een bestaand, beproefd systeem te kiezen.
Een extern bureau beschikt over de nodige expertise en heeft een objectieve blik. De adviseurs van zo’n bureau hebben namelijk geen relatie met de betrokkenen in uw organisatie en dus ook geen ‘last’ van mogelijke belangenverstrengeling of interne vertrouwenskwesties.
Wat is van invloed op uw keuze?
Uw keuze om het proces van functiewaardering zelf te doen of uit te besteden, zal onder meer afhangen van:
- uw eerdere ervaringen met functiewaardering;
- de opvattingen daarover bij directie en management;
- de mate waarin het systeem rekening houdt met bijzonderheden van uw branche of organisatie;
- de kosten van het invoeren van een systeem.
Specialisme
onrust
Functies omschrijven, indelen en waarderen is een specialisme en kunt u in de meeste gevallen het beste overlaten aan een deskundige externe partij. Dat geldt zeker als u veel gevoeligheden verwacht, bijvoorbeeld omdat de functiewaardering (grote) organisatorische veranderingen tot gevolg heeft en tot onrust onder het personeel kan leiden.
Bestaande functiewaarderingssystemen moeten voor een brede groep aantrekkelijk zijn, anders valt er weinig aan te verdienen voor de licentiehouders. Meestal heeft u wel de mogelijkheid om het basispakket aan te passen aan de specifieke omstandigheden van uw organisatie.