7.3 Offerteaanvraag opstellen

ambities

wensen

Heeft u de huidige situatie op het gebied van arbobeleid in uw organisatie in kaart gebracht? En uw ambities en behoeften aan ondersteuning geïnventariseerd? Dan kunt u de offerteaanvraag opstellen. In de offerteaanvraag beschrijft u welke behoefte aan ondersteuning uw organisatie heeft op het gebied van arbodienstverlening en de eisen en voorwaarden die u daaraan stelt. Aan de hand van de offerteaanvraag vraagt u bij de verschillende arbodienstverleners offertes op. Zij weten hierdoor wat uw wensen aan ondersteuning zijn, wat uw voorwaarden daarbij zijn en welke termijnen zij in acht moeten nemen. Neem daarom de volgende onderdelen op in uw offerteaanvraag.

7.3.1 Kennismaking met uw organisatie

kengetallen

Bij dit onderdeel van de offerte kunt u informatie opnemen over de visie van uw organisatie op arbobeleid. U kunt hier ook aangeven hoe de verantwoordelijkheden op dit terrein zijn geregeld, kengetallen geven (bijvoorbeeld verzuimpercentages) en risico’s in uw organisatie duidelijk maken.

7.3.2 Procedure en planning

Op deze plek in de offerteaanvraag geeft u een overzicht van de procedure en de planning van uw inkooptraject. Stel daarbij duidelijke deadlines en vermeld de gevolgen als een offerte niet voldoet aan de eisen die u heeft gesteld.

7.3.3 Contactpersoon en communicatie

Communicatie verloopt het beste als de lijnen kort zijn. Zorg ervoor dat de communicatie via dezelfde persoon verloopt en vermeld in de offerteaanvraag wie deze persoon is. Leg ook uit hoe de communicatie verloopt.

7.3.4 Wensen van uw organisatie

visie en missie

Voor de geïnteresseerde aanbieder is het natuurlijk van groot belang helderheid te krijgen over wat u wenst in te kopen. Daarom moet u op de eerste plaats uw visie, missie en doelstellingen op het terrein van preventie en verzuim duidelijk maken. Bied voor zover mogelijk inzage in het beleid dat uw organisatie op deze onderwerpen voert. Ook is het belangrijk dat u concreet de dienstverlening beschrijft die u van de arbodienstverlener verlangt.

7.3.5 Financiering

Ook maakt u afspraken over de financiering: is dat op basis van een abonnementstarief of op basis van een verrichtingentarief? Daarnaast kunt u aangeven of u resultaatafspraken wilt vastleggen. Ten slotte moet u in uw offerte opnemen hoe u de offertes en presentaties beoordeelt en vergelijkt.