7.2 Bezint eer ge begint
instemming
goedkeuring
Voordat u met het inkooptraject begint, is het verstandig om een aantal zaken te regelen. Allereerst moet u een aantal zaken goed voorbereiden voordat u überhaupt het offertetraject opstart. Om dat goed te kunnen doen, moet u weten welke stappen u moet nemen:
- Besluit of u gebruik wilt maken van een arbodienst of van een alternatieve (interne of externe), gecertificeerde dienstverlener.
- Stel een offerteaanvraag op op basis van de behoeftes van uw organisatie.
- Vraag de OR of PVT om instemming met deze offerteaanvraag.
- Maak een voorselectie van arbodiensten.
- Controleer hun certificering.
- Vraag offertes aan bij meerdere aanbieders.
- Vergelijk de offertes, maak een keuze en controleer de waarborgen.
- Leg het contract ter goedkeuring voor aan het medezeggenschapsorgaan.
Werkgroep
tranparante taakverdeling
Stel een commissie of werkgroep samen met een voorzitter die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van dit specifieke inkooptraject van arbodienstverlening. Deze werkgroep hoeft niet groot te zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan u als arbocoördinator, een P&O-adviseur, een lid van de medezeggenschapsraad, een juridisch adviseur en een leidinggevende of directeur. U kunt ook tijdelijk een externe adviseur inschakelen voor inhoudelijke en procedurele expertise. Spreek in elk geval een transparante taakverdeling in de commissie af. Met name de communicatie met aanbieders moet steeds via dezelfde persoon verlopen. Op deze manier voorkomt u communicatiestoornissen. Ook kunt u op die manier de aanbieders beter onderling vergelijken.
Inkoopplanning
Maak een tijdsplanning en houd daarbij rekening met interne besluitvorming van het management en het medezeggenschapsorgaan. Denk ook aan de tijd die het kost om over te stappen en de nieuwe dienstverlening in te voeren.
inkoopdossier
Leg vanaf het begin een inkoopdossier aan. Hierin neemt u alle informatie op zoals het tijdspad, de taken van de werkgroep, rolverdeling, afspraken, beslismomenten, het programma van eisen, selectie van aanbieders, motivatie voor afwijzing bij niet gunnen, motivatie van de gunning.
Controleer de opzegtermijn van het lopende contract met een arbodienstverlener en zorg dat u dat tijdig opzegt. Zeker als u het contract wilt beëindigen op het moment waarop u het nieuw in te kopen wilt laten starten.
7.2.1 Eerste selectie
Voor u een offerteaanvraag doet, kunt u enkele aanbieders voorselecteren. Kijk daarbij in elk geval naar de specialisaties van de arbodiensten. Werken de werknemers met chemische producten, dan moet de arbodienst andere kennis in huis hebben dan wanneer uw organisatie voedingsmiddelen verwerkt. Kijk ook naar de specifieke verzuimoorzaken onder werknemers. Zoek een arbodienst die gespecialiseerd is in de klachten die veel in uw organisatie voorkomen.
Locatie van de arbodienst
Heel veel onderdelen van de arbodienstverlening kan de arbodienstverlener op afstand invullen. Toch is het aan te raden om een arbodienst dichtbij te zoeken, alleen al om de bezoekers van het spreekuur niet te ver te laten reizen. Probeer te voorkomen dat een zieke werknemer anderhalf uur onderweg is voor een afspraak met de bedrijfsarts.
De vestigingsplaats van de arbodienst is dus zeker één van de onderdelen waarop u de aanbieders vergelijkt.
7.2.2 Het aanvragen van offertes
goedkoop is duurkoop
Na deze selectie kunt u bij de overgebleven kandidaten een offerte aanvragen. Arbodienstverlening is een kostbare zaak en de prijzen variëren sterk. Vraag daarom om een uitgesplitste, onderbouwde offerte. U zit niet op verrassingen achteraf te wachten! Maar staar u niet blind op de prijs. Goedkoop is vaak duurkoop. Om uw doelstellingen te behalen, is een bepaalde kwaliteit nodig. Maak daarom een persoonlijke afspraak met een aantal arbodiensten. Zo merkt u meteen of de bedrijfscultuur en visie bij elkaar aansluiten. Besteed vooral aandacht aan contact met de bedrijfsarts.
Controleer direct of de arbodienst en zijn deskundigen gecertificeerd zijn. Voor de wettelijke taken heeft u niets aan het advies van een niet-gecertificeerde deskundige.