17.1 De wettelijke verplichting
De wettelijke verplichting voor het rapporteren aan uw achterban is vrij summier, maar daardoor wel duidelijk. Zo stelt artikel 14 lid 2h WOR dat elke OR in zijn reglement moet vastleggen op welke manier hij de verslagen van vergaderingen én het jaarverslag bekendmaakt aan de bestuurder en aan de ‘in de onderneming werkzame personen’, uw achterban dus. Het feit dat u uw werkwijze in het OR-reglement moet vastleggen, betekent natuurlijk niet dat u de bepaling kunt opnemen die stelt dat u zichzelf niet verplicht om het jaarverslag of de vergaderverslagen te delen.
Agenda van het overleg publiceren
agenda rondsturen
Aansluitend op de verplichting om de verslagen te publiceren, staat in artikel 14 lid 2 sub f en g WOR dat u de agenda van OR-vergaderingen moet delen met de bestuurder én de achterban en dat u daarnaast in het reglement opneemt wanneer u de agenda rondstuurt. Dat moment mag u zelf bepalen, zolang het niet later gebeurt dan zeven dagen vóór de betreffende vergadering.
Wilt u de wettelijke bepalingen uit de WOR er nog eens rustig op naslaan, ga dan naar rendement.nl/or/wor-online. Daar vindt u de volledige wettekst inclusief inhoudsopgave en zoekfunctie.
17.1.1 Ondersteunende literatuur
Ook de ‘bijbel’ van het OR-werk – ‘Inzicht in de ondernemingsraad’ – geeft aan dat u de vergaderverslagen moet publiceren: ‘Het verdient uiteraard aanbeveling om elk verslag zo spoedig mogelijk bekend te maken.’ Daarnaast staat de publicatie van het vergaderverslag ook in het Voorbeeldreglement Ondernemingsraden van de SER vermeld. Als het definitieve verslag op zich laat wachten, geeft het SER-voorbeeldreglement als oplossing dat u – voorafgaand aan de publicatie van het verslag – een communiqué (officiële mededeling) uitbrengt. Let op: dat vervangt het verslag niet!
Het Voorbeeldreglement Ondernemingsraden van de SER is een handig document dat u kunt gebruiken bij het opstellen, controleren of wijzigen van uw eigen OR-reglement. U vindt het reglement op ser.nl onder het tabje ‘Thema’s’.