16.4 Evaluatierapport
Tot nu toe is in dit hoofdstuk bij het opstellen van een projectrapport uitgegaan van een eindrapportage. Het project is afgesloten, de balans kan worden opgemaakt. Maar zeker bij lang(er) lopende projecten zal ook sprake zijn van tussentijdse rapporten en/of evaluatierapporten. Evalueren kan natuurlijk altijd na afloop van een project, maar een tussentijdse evaluatie biedt een aantal voordelen:
- Er is nog volop betrokkenheid van de projectleden (via hen is informatie snel beschikbaar).
- Er is een mogelijkheid om het project tussentijds bij te sturen.
Het tweede voordeel vormt de belangrijkste reden om bij elk project een evaluatiemoment in te voeren. Het is een van de weinige momenten waarin projectdeelnemers echt kunnen nadenken over de voortgang. Met het evaluatierapport in de hand kan iedereen precies zien welke zaken goed gaan, maar ook welke elementen beter of effectiever kunnen worden aangepakt.
16.4.1 Belangrijke voorwaarden
Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle evaluatie van een project? Houd rekening met de volgende criteria:
- Redelijke kosten – let erop dat de kosten van de evaluatie in een redelijke verhouding staan tot de totale kosten van het project.
- Het juiste moment – evalueer op een moment dat het project nog niet is afgesloten. Dit maakt bijsturen mogelijk.
- Snelle resultaten – de uitkomsten van de evaluatie moeten snel beschikbaar zijn; u zit immers midden in het proces. Het verstrijken van de tijd, nieuwe ontwikkelingen en gebeurtenissen kunnen de evaluatiegegevens al snel een achterhaalde status geven.
- Eigen evaluatie – evalueer zelf, dat wil zeggen: neem de voortgang van het project alleen met de eigen projectleden onder de loep. Dat creëert draagvlak als er eventueel moet worden bijgestuurd.
Afwijkende eisen aan evaluatierapport
Het vereiste van snelle resultaten heeft gevolgen voor de productie van het (tussentijdse) evaluatierapport. Dit moet snel beschikbaar zijn in tegenstelling tot het project(eind)rapport. Het evaluatierapport bevat dan ook geen volledige verantwoording, maar focust op projectonderdelen en wordt bij voorkeur opgesteld door de projectmanager.
16.4.2 Inhoud van het evaluatierapport
Het (tussentijdse) evaluatierapport moet minimaal aandacht besteden aan de volgende vragen:
- Hoe gaat het? – een terugblik op het verloop van het project tot nu toe, met de schijnwerpers op de mee- en tegenvallers en de geïnvesteerde tijd. Zijn er erg veel tegenvallers of gaat het juist bijzonder goed en snel?
- Wat levert het op? – komen de resultaten tot nu toe in de buurt van de doelstellingen?
- Hoe doen we het? – een kritische blik op het functioneren van de verschillende leden van de projectgroep en hun rollen.
- Wat weten we? – is er in de loop van het project belangrijke nieuwe kennis opgedaan?
- Wat kosten we? – is de uitvoering van het project tot dusver binnen het becijferde budget gebleven?
Voortgangsrapportage
Een andere rapportagevorm binnen een project is de voortgangsrapportage. Dit is een periodiek document van de projectmanager naar de opdrachtgever. Inhoudelijk kan er overlap zijn met het evaluatierapport, maar bovenal is het een beschrijving van de status en de voortgang van het project: wat is er in de voorbije projectperiode gerealiseerd en tegen welke kosten? Welke mee- en tegenvallers hebben zich aangediend en welke kwesties verdienen een nadere beschouwing? Een voortgangsrapportage bevat altijd een planning voor de komende projectperiode inclusief kostenraming. Eventueel wordt ingegaan op een bijsturing van het project, voortgekomen uit het evaluatierapport.