2.1 Het waarom van mondeling rapporteren
Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum:
februari 2015
overbrengen
Elke vorm van rapportage, schriftelijk of mondeling, draait om een initiatief tot het overbrengen van informatie met een bepaald doel en een bepaalde inhoud. Bij de keuze voor de vorm waarin u rapporteert, houdt u rekening met de aard van de informatie en de behoefte van de ontvanger.
Sommige informatie leent zich niet voor mondelinge rapportage, andere juist wel. De kwintessens van mondeling rapporteren is het ‘eye to eye’-contact tussen zender en ontvanger(s).
In het kader hieronder ziet u een overzicht van de voor- en nadelen van mondeling rapporteren.
De voor- en nadelen van mondeling rapporteren
non-verbaal
Aan mondelinge rapportage zijn belangrijke voordelen verbonden:
- informatie is snel overdraagbaar;
- informatie is rechtstreeks te delen;
- er is ruimte om de informatie toe te lichten;
- spreken is vaak overtuigender dan lezen;
- de effecten van informatie op derden zijn direct waarneembaar en bespreekbaar;
- non-verbale communicatie kan de informatie ondersteunen.
beïnvloeding
Nadelen bij mondelinge rapportage zijn er ook:
- de informatie wordt maar één keer overgedragen;
- complexe informatie wordt snel vergeten;
- de neiging bestaat te lang op iets in te gaan, waardoor bepaalde zaken te veel nadruk krijgen;
- de beïnvloeding door derden is vaak groter dan wenselijk en verantwoord is;
- problemen met het verwoorden van informatie maken een gesprek onduidelijk;
- gesprekken worden niet vastgelegd en zijn dus niet reproduceerbaar (tenzij opgenomen).