13.2 De verzuimregistratie

Basisregel voor een goede verzuimregistratie: u begint met het vastleggen van de ziekmelding en eindigt met de volledige hersteldmelding. Bij een ziekteverzuim van slechts een paar dagen is dat ook meteen het enige wat u registreert. Duurt het ziekteverzuim langer, dan moet u een aantal bijkomende gegevens en documenten in de administratie opnemen. Als eerste zult u moeten kiezen: rapporteren op papier of digitaal?

13.2.1 Registratie ziekmelding op papier

Als u de verzuimrapportage op papier wilt bijhouden, is het aan te raden om te werken met een verzuimmap. Maak een verzuimformulier (of -kaart) aan met genummerde invulvelden. Dit formulier hoort voortaan standaard in de map die – samen met alle correspondentie – het verzuimdossier van de werknemer vormt. Iedereen die bij de verzuimbegeleiding is betrokken, heeft zo altijd alle gegevens bij de hand.

De eerste gegevens

• Vermeld de naam van de zieke werknemer en de ingangsdatum van het ziekteverzuim.
• Vermeld de contactgegevens (waar bevindt de zieke werknemer zich? Is hij thuis of ligt hij in het ziekenhuis?
• Omschrijf de reden van de ziekmelding. Wat zijn de klachten? (Let op: de zieke werknemer is niet verplicht u te vertellen wat hij precies heeft, zie het kader hieronder).
• Vermeld eventuele overdracht van taken. Is er dringend werk dat moet worden overgedragen aan collega’s? En: zijn er eventuele afspraken die moeten worden overgenomen, afgebeld of verplaatst?
• Vermeld de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim. Hoe lang denkt de zieke werknemer – al dan niet gedeeltelijk – afwezig te zijn?

Aanvullende gegevens

Noteer altijd bijkomende gegevens in de verzuimadministratie. Vermeld gegevens over:

• afdeling;
• functie;
• leeftijd;
• arbeidsovereenkomst (vast of tijdelijk).

Deze gegevens kunt u gebruiken voor statistische doeleinden. Zo kunt u eenvoudiger preventieve maatregelen treffen voor de organisatie als geheel.

Herstel

Een hersteldmelding neemt u op in het verzuimdossier, ook als het herstel niet volledig is en de werknemer bijvoorbeeld halve dagen gaat werken. Noteer de hersteldatum en eventueel het percentage dat de werknemer weer aan het werk is.

Vervolgstappen

Ook bij een langdurig verzuim (langer dan zes weken) vormt het verzuimformulier het basisdocument. Volgens de Wet verbetering poortwachter neemt u nauwkeurig omschreven vervolgstappen. Het verzuimformulier houdt een centrale plaats in de verdere uitwerking van het ziekteverzuim en de eventuele re-integratie. Van elke afspraak die u in dit traject maakt, vult u de datum in (plus de gemaakte afspraken, de contactpersoon en de datum van een volgend contactmoment).

Werkgerelateerde gevolgen

Ook al hoeft een werknemer u niet te informeren over de aard van zijn ziekte, u mag in het verzuimdossier wel gegevens opnemen over de gevolgen van de klachten voor de werkzaamheden. U kunt bij de zieke werknemer navragen wat zijn beperkingen zijn in relatie tot zijn werkzaamheden (en of er eventueel taken zijn die hij wel kan uitvoeren). Ook mag u een schatting vermelden van de verzuimduur.

13.2.2 Digitale registratie ziekmelding

De hiervoor beschreven methodiek van verzuimrapportage op papier lijkt in het digitale tijdperk misschien wel ouderwets, maar voorstanders zullen juist wijzen op de efficiëntie ervan. Het is een vorm van administratie die relatief weinig tijd kost en zeker voor kleine organisaties lijkt het een goede keuze. Een notitie op het verzuimformulier, correspondentie toevoegen: het is allemaal zo gebeurd en alle gegevens zijn op één plek gebundeld. Daar staan twee duidelijke nadelen tegenover:

• Een papieren verzuimadministratie figureert uitdrukkelijk naast de rest van de personeelsadministratie. Van een vloeiende integratie kan geen sprake zijn.
• In digitale vorm kunt u eenvoudig met de data aan de slag en er conclusies uit trekken. Op papier is dat vele malen lastiger: reken op een forse tijdinvestering.

Digitale mogelijkheden

De eerste en meest voor de hand liggende keuze bij een digitale verzuimregistratie is natuurlijk het werken in Excel (zie ook hoofdstuk XXexcel). Maar kiest u voor digitaal, dan zijn er ook andere – en misschien wel aantrekkelijkere – opties:

• uitbreiding van het bestaande softwarepakket voor de personeelsadministratie in uw organisatie met een module voor verzuimadministratie;
• aanschaf van een nieuw softwarepakket, volledig toegespitst op verzuimregistratie, eventueel op maat gemaakt.

Er is een groot aanbod, u koopt een licentie of u neemt een abonnement per werknemer, u werkt in de cloud of binnen de fysieke IT-infrastructuur van uw organisatie. Er zijn, met andere woorden, veel keuzes die u moet maken. Daarbij dienen ook de eerste nadelen zich aan:

• De kosten kunnen flink oplopen, zeker als u kiest voor maatwerk.
• De toekomstige gebruikers zullen een leertraject moeten doorlopen.

Voordelen

In het oog springende voordelen zijn er ook: naast het gebruikersgemak kunt u denken aan de vergaande mogelijkheden die sommige verzuimpakketten bieden, bijvoorbeeld automatische aanmelding van verzuimgegevens bij bedrijfsarts, arbodienst en verzekeraar en automatische waarschuwing als u wettelijk verplichte stappen moet nemen. Met een slimme autorisatie voor toegang door derden zijn de verzuimdossiers van zieke werknemers ook eenvoudig en snel in te zien door externe diensten en behandelaars. Eén van de belangrijkste voordelen is hiervoor al even aangehaald: statistieken zijn eenvoudig opvraagbaar. De meeste pakketten hebben opties om de toegevoegde gegevens op verschillende manieren uit te lezen, te combineren, te vertalen naar grafieken enzovoort.

Uitbesteding arbodienstverlener

Organisaties kunnen besluiten de verzuimregistratie uit te besteden aan een arbodienstverlener. Het (digitale) verzuimdossier ligt in dat geval bij een externe partij. De eindverantwoordelijkheid blijft echter bij de werkgever. Ook als de externe partij een bredere dienstverlening biedt (verzuimbegeleiding, preventie) is de werkgever nog steeds wettelijk verplicht om de zieke werknemer goed te begeleiden.