8.4 Termijnen deponering
U de jaarrekening van uw organisatie uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeren bij de KvK. U bent verplicht om de jaarrekening op tijd te deponeren bij de KvK. Onder het oude bv-recht, zoals dat tot 2012 gold, had u maximaal 13 maanden en acht dagen de tijd. Onder het nieuwe bv-recht, de zogenoemde flex-bv, is deze termijn twee maanden korter als alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn. De termijn is dus maximaal 11 maanden en acht dagen.
vaststellen
uitstel
Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal zes maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. Dit uitstel hoeft u niet te melden aan de KvK.
Is uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar? Dan is 31 juli de uiterste termijn voor het vaststellen. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.
Aandeelhouder ook bestuurder
AVA
Zijn alle aandeelhouders van uw onderneming ook bestuurder, dan is de jaarrekening door ondertekening ook direct goedgekeurd – ‘vastgesteld’ – door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). De cijfers moeten hierdoor binnen 11 maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn.
U kunt in de statuten hiervan afwijken door een bepaling op te nemen dat er toch een termijn van twee maanden voor de vaststelling geldt na het opstellen van de jaarrekening.
Niet vastgestelde (voorlopige) jaarrekening
voorlopig
misleidend
aansprakelijkheid
Als u er niet in slaagt om de jaarrekening (op tijd) te laten vaststellen door de aandeelhouders, moet u de voorlopige jaarrekening deponeren. Deze voorlopige jaarrekening moet u, volgens informatie van de KvK, uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar deponeren. De terminologie ‘voorlopige’ kan leiden tot verwarring. Accountantsorganisaties waarschuwen voor de juridische gevolgen van het deponeren van een ‘voorlopige’ aanslag. Argumenten hiervoor zijn dat:
- de informatie in de (voorlopige) jaarrekening inhoudelijk niet misleidend mag zijn;
- de deponering van een jaarrekening die niet voldoet aan de eisen van de wet, kan leiden tot aansprakelijkheid voor de tekorten in het faillissement;
- het deponeren van voorlopige cijfers niet voldoet aan de verplichting tot openbaarmaking.
Te laat inleveren
boete
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening levert een economisch delict op. Organisaties kunnen hiervoor een boete van enkele duizenden euro’s krijgen. Bovendien kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het boedeltekort als de organisatie failliet gaat en de jaarrekening niet (op tijd) is gedeponeerd.