3.4 Tips voor verzorgd taalgebruik

komma

tang-
con­structies

komma

bijlagen

Dit hoofdstuk sluit af met een reeks tips die u van pas kunnen komen bij het opstellen van schriftelijke rapportages. Lees ze op uw gemak door:

• Creëer rust voordat u gaat schrijven. Negeer uw e-mailbox en zet uw smartphone op stil.
• Moeite met de juiste toon? Schrijf zoals u zelf ook graag aangesproken wilt worden.
• Spreek de lezer zo veel mogelijk persoonlijk aan: in de ­u-vorm.
• Schrijf bij voorkeur in de actieve (bedrijvende) vorm: dat ‘leest’ prettiger.
• Gebruik de lijdende (passieve) vorm alleen als dat echt zinvol is.
• Wanneer plaatst u een komma? De komma heeft twee functies: de ‘grammaticale komma’ wordt gebruikt om de structuur van een zin te verduidelijken, de ‘leeskomma’ markeert een rustpunt bij hardop lezen. Vermijd overdaad: in het algemeen geldt: hoe meer komma’s in een tekst, des te moeizamer de stijl. Vaak maken kortere zinnen een tekst leesbaarder.
• Werkwoorden als ‘zullen’, ‘zouden’ en ‘kunnen’ zijn vaak overbodig. Vermijd ze dus!
• Constructies als ‘in het kader van’, ‘met betrekking tot’ en ‘door middel van’ maken zinnen lang en saai. Het kan bijna altijd korter.
• Schrijf woorden die samen één begrip vormen altijd aaneen: dus langetermijnplanning, meerjarenplan, onroerendezaakbelasting.
• Vermijd tangconstructies (zinnen in zinnen). Een zin is beter leesbaar als bij elkaar staat wat bij elkaar hoort. Een voorbeeld: ‘Tijdens het personeelsoverleg werd veel kritiek geuit op de door het management naar aanleiding van de tegenvallende halfjaarcijfers voorgestelde bezuinigingen.’ Beter is dan: ‘Tijdens het personeelsoverleg werd veel kritiek geuit op de bezuinigingen die het management voorstelde naar aanleiding van de tegenvallende halfjaarcijfers.’
• Een vraagzin kan een tekst vriendelijker maken: ‘Mogen wij u verzoeken het bedrag per omgaande over te maken?’ klinkt een stuk aardiger dan ‘Maak het bedrag nu over.’
• Maak gebruik van tussenkopjes bij langere tekstgedeelten; dit zorgt voor een rustpunt en even tijd om de informatie op te nemen.
• Houd de opmaak van uw rapportage ‘rustig’: gebruik geen vet, onderstreept of cursief door elkaar om woorden te benadrukken.
• Maak gebruik van ‘bullets’ (vinkjes, blokjes of rondjes) bij opsommende informatie. In de themadossiers maken we er veelvuldig gebruik van, zoals u hier ook ziet.
• Maak gebruik van bijlagen als de tekst te lang dreigt te worden.
• Vermijd het gebruik van Engelstalige woorden: we lijken er al aan gewend geraakt, maar heel vaak zijn er prima Nederlandstalige alternatieven voorhanden.
• Vermijd het gebruik van uitroeptekens: ze maken een tekst drammerig.
• Maak een print van uw tekst en lees deze op papier na om te kijken of u uw boodschap correct onder woorden heeft gebracht en of er geen fouten in zitten.
• Moeite met de spelling? Schaam u er niet voor en laat uw tekst door een collega nalezen.
• Tekst gereed? Sluit af en lees deze op een later tijdstip nog eens rustig door.