3.1 Het waarom van schriftelijk rapporteren
voorbereiding
De essentie van schriftelijke rapportage is dat u uw bevindingen, een visie, mening of standpunt zwart op wit vastlegt zodat derden er kennis van kunnen nemen. Schriftelijke rapportage kan bovendien vooraf worden verspreid ter voorbereiding van een mondelinge bespreking. Betrokkenen kunnen na lezing vragen om verduidelijking als bepaalde passages onduidelijk zijn of als interpretatieverschillen dreigen. Als de rapportage deel uitmaakt van besluitvorming, biedt dit de mogelijkheid om vooraf met een afdeling of team te overleggen en bij te sturen.
Last van schrijfangst? Leg de lat niet te hoog als u begint. Begin met op te schrijven wat u wilt vertellen; die mooie zinnen komen later wel.
3.1.1 Informeren
gelijkwaardig speelveld
subjectieve boodschap
Als uw schrijfdoel draait om het informeren van derden – werknemers, leveranciers, klanten, zakelijke relaties – schrijft u neutrale, objectieve teksten. Deze teksten bevatten geen meningen, standpunten of posities, maar dienen louter ter informatie. Kenmerkend is het ‘level playing field’ ofwel het gelijkwaardige speelveld tussen zender en ontvanger. Een productcatalogus is een goed voorbeeld van een informerende tekst: u laat een klant weten welke producten u in uw assortiment heeft.
3.1.2 Mededelen
Als u iets wilt mededelen, heeft u een eenzijdige, subjectieve boodschap te vertellen, vaak top-down, als management naar de werkvloer: een ontslag, een reorganisatie, de aankondiging van een project. Kenmerkend is de ongelijkwaardigheid tussen zender en ontvanger. De ontvanger krijgt de mededeling als het ware ‘koud op zijn dak’. Uiteraard kan hij er vervolgens wel op reageren.
3.1.3 Overtuigen
Overtuigen is een vorm van beïnvloeden. Uw doelstelling is dat een ander iets van u overneemt: een voorstel, een mening of een idee. Om met succes te kunnen overtuigen, maakt u gebruik van argumenten en redeneringen. Dit is het terrein van de argumentatieleer, ook wel de argumentatietheorie of retorica genoemd. De argumentatietheorie vindt zijn oorsprong in de Griekse filosofie en heeft in de figuur van Aristoteles (384-322 v.Chr.) zijn belangrijkste vertegenwoordiger. In de context van dit dossier beperken we ons tot de betekenis van argumenten als instrument om te overtuigen.
Redeneringen
universele geldigheid
ondeugdelijk argument
Heel kort door de bocht houdt de argumentatieleer zich bezig met redeneringen die geaccepteerd of juist verworpen moeten worden. Een redenering is opgebouwd uit argumenten (ook wel beweringen of premissen genoemd) en conclusies. Deze beweringen kunnen waar of onwaar zijn, waarbij de redenering vervolgens geldig of niet-geldig is. In het laatste geval spreken we van een drogreden. In de formele logica wordt aan redeneringen een universele geldigheid verbonden, op andere niveaus gaat het vooral om deugdelijke of ondeugdelijke argumenten. Een argument is in die betekenis een al dan niet geldige, maar vooral acceptabele rechtvaardiging van een bewering. Laat de lezer zich overtuigen door uw argumenten?