17.5 Betrokkenheid creëren

Naast het verzorgen van uw wettelijke rapportageplicht is het ook belangrijk om te kijken naar manieren van contact die bijdragen aan het succes van uw OR. Een OR die op een frisse manier zichtbaar is voor de achterban staat tenslotte veel sterker.

Successen delen

Betrokkenheid van uw achterban helpt u om uw OR-werk goed te kunnen doen. Een belangrijke voorwaarde voor die betrokkenheid is goede achterbancommunicatie. Laat u nooit zien wat uw OR doet en wat uw successen zijn, dan zullen collega’s minder happig zijn als u hen nodig heeft. Het is dus belangrijk dat u weet hoe en op welke momenten u het contact opzoekt met uw collega’s. Onderwerpen waarover de OR de achterban kan informeren (output):

• behaalde successen;
• verantwoording van adviezen en instemmingsverzoeken;
• agenda’s van de vergaderingen (paragraaf 17.2);
• verslagen van de vergaderingen (paragraaf 17.3);
• jaarverslag van activiteiten (paragraaf 17.4).

17.5.1 Communicatiemiddelen

maandelijkse nieuwsbrief

In plaats van de achterban te bombarderen met lange vergaderverslagen, nieuwsbrieven, posters en e-mails kunt u er ook voor kiezen om een maandelijkse nieuwsbrief uit te brengen en een intranet- of social-mediapagina op te zetten waar u meer informatie plaatst voor de nieuwsgierige achterbanner. Probeer de informatieverstrekking zo in te richten dat uw collega’s niet het gevoel krijgen te worden lastiggevallen, maar wel toegang hebben tot alle informatie van het OR-werk.

17.5.2 De OR-nieuwsbrief

overzichtelijke nieuwsbrief

Een goede OR behartigt niet alleen de belangen van zijn achterban, maar laat ook zien wat hij doet en bereikt voor die achterban. Hoewel er tal van middelen zijn om collega’s te informeren over het OR-werk en de resultaten ervan, is de OR-nieuwsbrief één van de grote favorieten. Maar een overzichtelijke nieuwsbrief opstellen, is niet altijd makkelijk. Maar door een stappenplan te volgen, houdt u het niet alleen overzichtelijk voor uzelf, maar ook voor de lezer van de nieuwsbrief. Zo creëert u een overzichtelijke nieuwsbrief aan de hand van het volgende stappenplan:

1 Bepaal de vorm

hanteer hetzelfde stramien

Bepaal hoe vaak uw brief moet uitkomen. Wat doet u met nieuws tussendoor? Hoe lang wordt de nieuwsbrief? Bedenk een pakkende titel die bij de OR past. Wat wilt u uitstralen? Vind een middenweg tussen druk en saai. Hanteer voor iedere nieuwe editie dezelfde vorm (stramien). De nieuwsbrief blijft dan herkenbaar en overzichtelijk.

2 Maak een schrijfplan

Bepaal wie wat gaat schrijven. Bij een lange nieuwsbrief kunnen de OR-leden beter ieder een deel op zich nemen. Begin niet onvoorbereid te schrijven: het wordt dan één grote warboel van informatie. Ga eerst brainstormen: zet onder elkaar wat er zeker in moet komen. Denk aan de vijf w’s: wat gebeurt er? Wie doet het? Waarom gebeurt dit? Waar zal dit te merken zijn? Wanneer verwacht u resultaat?

3 Ontwikkel uw schrijfstijl

schrijven is schrappen

Een beetje schrijver is dol op zijn eigen stijl. Enorme alinea’s met kleurrijke beschrijvingen zijn goed bedoeld. Maar zo’n ambitieuze schrijver kan beter fictie schrijven. Schrijven is schrappen. Streep net zo veel weg totdat alleen de kern blijft staan. Dan blijft er meer ruimte over voor ander nieuws.