17.3 De verslagen van het overleg
twee soorten
Waar de agenda de kop van het overleg is, vormt het verslag de staart ervan. Met deze notulen kunt u flink variëren in vorm en inhoud. Om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie krijgt die hij nodig heeft en de notulen ook daadwerkelijk leest, is het slim om twee soorten notulen te maken:
- een uitgebreid verslag van de vergadering;
- een korte samenvatting met hoogtepunten.
17.3.1 Het uitgebreide verslag
genodigden
Het uitgebreide verslag is bedoeld voor de genodigden van de vergadering (aanwezig of afwezig). Dit uitgebreide verslag is ideaal om op een later tijdstip nog eens terug te lezen wat er nu exact is gezegd door wie en waarom.
Notulen dienen een belangrijk doel
beknopte versie
Notulen dienen diverse doelen. De belangrijkste is om de uitkomsten van de vergadering vast te leggen. Het is niet altijd relevant wie wat heeft gezegd, maar wel wat er is besproken en afgesproken. De standaardnotulen worden door veel OR’en (vaak digitaal) beschikbaar gesteld voor de achterban, maar ze worden meestal weinig gelezen. Gebruik daarom voor de achterban een beknopte versie.
17.3.2 Het beknopte verslag
opsommende samenvatting
Het beknopte verslag is een afgeleide versie van het uitgebreide verslag. Deze versie is bedoeld voor de achterban. Het voordeel daarvan is dat u informatie die valt onder uw geheimhoudingsplicht makkelijk kunt filteren. Daarnaast is zo’n verslag veel prettiger leesbaar voor de achterban. Uw collega’s zijn echt niet geïnteresseerd in wat er letterlijk is besproken: zij hebben liever een opsommende samenvatting die een overzicht geeft van alle besluiten die zijn genomen en actiepunten die uit de vergadering voortvloeien.
17.3.3 Uitwerking van de agendapunten
Aparte notulen specifiek voor de achterban zijn dus wel zo prettig. Een manier om de notulen kort en aantrekkelijk op te maken, is door een werkwijze te kiezen die aansluit bij het werken met een beredeneerde agenda. Werk daarom in de notulen ieder inhoudelijk agendapunt als volgt uit:
Het voordeel van dit stappenplan is dat het u dwingt om uw standpunt scherp te krijgen, voor uzelf, maar ook voor uw achterban. De werknemers kunnen dan gericht zoeken naar de onderwerpen die zij relevant vinden.
snel sturen
Het loont om de achterbannotulen snel na de vergadering te sturen. Dat is een uitdaging, zeker als u deze schrijft als afgeleide van het uitgebreide verslag. Toch is snelheid geboden. Werk het verslag voor de achterban daarnaast uit op een aantrekkelijke, korte en daadkrachtige manier. Communiceer daarbij het (voorlopige) standpunt van de OR en de stand van zaken. Dit is het meest interessant voor uw achterban.
Hoe beknopter en overzichtelijker de achterbannotulen, des te groter de kans dat die veel worden gelezen. Maar het gaat niet alleen om het formaat. Notulen moeten er altijd aantrekkelijk uitzien. Beeldmateriaal helpt u daarbij!
De ‘hongerige’ achterban
Het kan natuurlijk gebeuren dat de achterban toch behoefte heeft aan meer informatie. Dat is helemaal niet erg. Sterker nog: een beknopte versie wordt sneller gelezen en als de inhoud hen prikkelt, zullen ze vanzelf de dialoog met uw OR opzoeken. En dat is toch juist wat u wilt? Werknemers kunnen dan een OR-lid aanschieten of vragen naar de uitgebreide notulen (met uitsluiting van geheime informatie).