4.1 Financiële documenten: terugblik voor de OR
overzicht
De jaarrekening is één van de belangrijkste documenten voor een organisatie. Het bevat de balans, de winst-en-verliesrekening en toelichtingen. Mogelijk bevat de jaarrekening ook nog het kasstroomoverzicht, maar dit is niet verplicht. De jaarrekening geeft een overzicht van de financiële positie van uw organisatie op de balansdatum en de resultaten over het afgelopen boekjaar. De meeste jaarrekeningen worden gepubliceerd in het tweede kwartaal van het opvolgende jaar. De jaarrekening van 2024 verschijnt dus meestal in het tweede kwartaal van 2025.
Jaarverslag
cijfers
Het jaarverslag gaat verder dan de jaarrekening en biedt een uitgebreide analyse van de financiële prestaties, strategieën en vooruitzichten van de onderneming. Het bevat een verslag van de bestuurder(s) en raad van commissarissen (RvC) of raad van toezicht (RvT) en geeft context aan de cijfers uit de jaarrekening.
Deponeren
deponeringseisen
Rechtspersonen zijn verplicht hun jaarstukken te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit zijn meestal een soort uitgeklede jaarrekeningen, die aan de minimale deponeringseisen voldoen. Intern zijn er vaak veel uitgebreidere jaarrekeningen en -verslagen.
Geheimhouding
Als u de gevraagde informatie niet krijgt van uw bestuurder, kunt u desnoods wijzen op de mogelijkheid tot geheimhouding. Uw OR legt dan in een overeenkomst met de bestuurder vast dat hij niet met de informatie naar buiten zal treden.
Uw OR moet altijd zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Wil de bestuurder toch een geheimhoudingsovereenkomst opstellen? Leg de afspraken dan duidelijk vast: hoelang de geheimhouding duurt en waarover en tegenover wie uw OR zijn mond moet houden.
Informatierecht
informeel
Soms zijn bestuurders niet erg happig om meer informatie te delen met de OR. Het gaat tenslotte om vertrouwelijke gegevens. Uw OR kan dan bijvoorbeeld wijzen op het informatierecht uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Echter, het gesprek aangaan over het doel van het gebruik van deze informatie op een informelere manier kan uw OR ook helpen om toegang te krijgen tot deze informatie.
Jaarcijfers
vaststelling
Om uw werk goed te kunnen doen, heeft uw OR informatie nodig. Volgens artikel 31a, lid 2 tot en met 5 WOR heeft u recht op ontvangst van de jaarcijfers. Uw bestuurder moet zo spoedig mogelijk na vaststelling van de jaarrekening een exemplaar hiervan en het jaarverslag overdragen aan de OR.