3.1 Een mening vormen
achterban
De adviesaanvraag lezen, vingers opsteken en stemmen tellen is een snelle manier om een oordeel te vormen, maar niet de manier waarop de raad zijn achterban het beste vertegenwoordigt. Een mening vormen begint met het verkrijgen van zo veel mogelijk informatie. Verder moet u een duidelijk beeld hebben van wat uw achterban vindt. En als u dan ook nog eens een idee heeft op welke punten de bestuurder misschien water bij de wijn wil doen, kunt u met een duidelijk doel de overlegvergadering ingaan.
Voorkom dat de overlegvergadering een spreekuur van de bestuurder wordt. Laat vragen zo veel mogelijk vooraf en schriftelijk beantwoorden. Bereid u bovendien goed voor. Bepaal vooraf welke taken ieder OR-lid tijdens de vergadering voor zijn rekening neemt.
3.1.1 Meer informatie
verzamelen
Een adviesaanvraag geeft zelden antwoord op alle vragen over de achtergrond en de reden(en) van het voorgenomen besluit. Het is verstandig om die antwoorden zo veel mogelijk voorafgaand aan de overlegvergadering te verzamelen. Schriftelijk uw vragen stellen, dwingt de bestuurder tot scherp formuleren. U kunt de overlegvergadering dan gebruiken om daadwerkelijk met elkaar van gedachten te wisselen over alle facetten van het voorgenomen besluit.
Probeer altijd te achterhalen waarom de bestuurder een besluit precies wil nemen. Vraag gerust door als u een verborgen agenda vermoedt. Het kan namelijk verklaren waarom de bestuurder voor een bepaalde oplossing kiest en alternatieven negeert.
3.1.2 Eigen visie
Zinvol overleg veronderstelt dat de OR een visie heeft over de voor advies voorgelegde kwestie. De ingrediënten daarvan en de onderliggende argumenten vormen punten voor overleg met de bestuurder. Daarbij mag u zich best beperken tot die aspecten van het voorgenomen besluit waarover u een mening heeft.
standpunt
Het is beter om niet te snel een definitief standpunt in te nemen, want dat blokkeert het gesprek. Als u van de bestuurder verwacht dat hij zich laat beïnvloeden door u, moet u daar zelf ook toe bereid zijn.
3.1.3 Achterban
raadplegen
Uw OR is een vertegenwoordigend orgaan. Dit betekent dat u werknemers moet kunnen raadplegen om een goed beeld te krijgen van wat zij van de voorgestelde verandering vinden. Vaak weten de werknemers al dat er veranderingen aankomen. Zo niet, bespreek dan met de bestuurder wanneer hij hen gaat informeren over zijn plannen. Het informeren van werknemers is tenslotte zijn taak, niet die van uw OR. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan de bestuurder u geheimhouding opleggen, waardoor uw OR (tijdelijk) geen ruggenspraak kan houden met de achterban.
3.1.4 Deskundigen raadplegen
kennis
Adviesaanvragen vragen soms materiekennis die uw OR niet heeft. Zeker als het gaat om complexe bedrijfseconomische onderwerpen is het geen schande om te erkennen dat uw eigen kennis tekortschiet. Uw OR kan dan te rade gaan bij anderen binnen de organisatie en zelfs daarbuiten. Dat is beter dan op goed geluk een mening vormen of kritiekloos achter de bestuurder aanlopen. Eventuele kosten komen ten laste van de onderneming, op voorwaarde dat uw OR de bestuurder hiervan vooraf in kennis stelt (artikel 22 WOR).
In tegenstelling tot de ondernemingsraad moet de PVT altijd om toestemming vragen als zij een externe deskundige wil raadplegen voor advies.
3.1.5 De termijn
haalbaar
snelheid
Als de bestuurder een termijn stelt in zijn adviesaanvraag, is het verstandig om daar altijd op te reageren. Geef aan onder welke voorwaarden deze termijn haalbaar is of stel een andere termijn voor. De redelijkheid van de adviestermijn is namelijk afhankelijk van zaken als de complexiteit van het voornemen, de urgentie van een besluit, de eerdere betrokkenheid van de OR, de snelheid waarmee de bestuurder de vragen van de OR beantwoordt, het raadplegen van de achterban en externe deskundigen en de planning van de overlegvergaderingen.