8.2 Communicatieplan
verantwoordelijken
De volgende stap is dit alles vastleggen in een communicatieplan. Hierin bepaalt u op welke manier het beste kan worden gecommuniceerd. U wijst hiervoor één of meerdere verantwoordelijken aan.
Basiscommunicatieplan
grote tabel
Een basiscommunicatieplan kunt u al eenvoudig opzetten door een grote tabel te maken. In de eerste kolom neemt u de stakeholder op, eventueel met het belang en zijn invloed. In de volgende kolommen neemt u het volgende op:
- de frequentie waarmee uw projectgroep deze stakeholders informeert;
- de (belangrijkste) methode van informeren;
- het (belangrijkste) doel;
- wie binnen uw projectteam verantwoordelijk is voor de communicatie met deze stakeholder.
Extra kolom
In een zeker te overwegen extra kolom in de tabel vermeldt u de manier waarop er het beste met de stakeholder gecommuniceerd kan worden, afgaande op zijn communicatie- en veranderstijl. Pas hiervoor ook zeker de inzichten over motiveren uit hoofdstuk 4 toe.
Uiteraard kunt u de tabel eenvoudig uitbreiden met alle informatie die u zelf belangrijk vindt, maar deze eenvoudige opzet geeft alvast veel houvast.
Uitstel maakt meer kapot dan u lief is
dagje wachten
Een groot gevaar van projecten is om steeds alleen de urgente zaken op te pakken. Het goed, tijdig en volledig informeren van de stakeholders kan vaak ook wel een dagje wachten, is dan de gedachte. Het volledige project kan echter uiteindelijk wel lijden onder het uitstellen van de communicatie.
Geen ‘one size fits all’
te veel zaken
Houd er dus rekening mee dat de communicatievorm en -middelen die u inzet, de informatie die u deelt en de manier waarop u deze deelt, voor elke stakeholder anders zal zijn. Er bestaat geen ‘one size fits all’-oplossing. U past uw projectcommunicatie aan op de wensen, behoeften en belangen van de ontvangers van de communicatie op dát moment. Het is dan ook niet mogelijk om in dit themadossier per stakeholder ‘de meest effectieve manier van communiceren’ te beschrijven. Dat is afhankelijk van te veel zaken binnen het project, maar ook binnen de organisatie waarin het project wordt uitgevoerd.