U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Effectieve projectcommunicatie1. Wat is de opdracht?
Voor Organisatie & Leidinggeven

1. Wat is de opdracht?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum: juli 2023

Of u nu voor een traditionele of meer ‘agile’ project­aanpak kiest, helemaal volgens uw vooraf opgestelde projectplan zal het project waarschijnlijk niet verlopen. Dat hoeft niet te betekenen dat men ontevreden is over het resultaat. De acceptatie van het projectresultaat – ook als dit te laat, te duur of slechter is dan gepland – kunt u namelijk verhogen door uitstekende communicatie in alle fasen van uw project.

uitkomst

verhogen

Om maar meteen met een formule te beginnen: de mate van tevredenheid over uw project is de uitkomst van de kwaliteit van wat u oplevert, maal de acceptatie hiervan. Handvatten voor hoe u de kwaliteit van de uitkomst van uw project kunt vergroten, vindt u onder andere in themadossier Management Rendement 1-2023 over projectmanagement. Het themadossier dat u nu voor u heeft, draait om de communicatie in alle fasen van uw project, waardoor u de acceptatie van het projectresultaat aanzienlijk kunt verhogen.

Werkelijkheid

U gebruikt communicatie gedurende het gehele project als middel om mensen te motiveren, te informeren en de verwachtingen over de uitkomst in lijn te houden met de werkelijkheid. Dit begint feitelijk al vóórdat het project aanvangt.

Verwachtingen van uw organisatie als opdrachtgever enerzijds, en die van u als projectleider anderzijds, lopen vaak al bij het krijgen van de opdracht ongelijk.

1.1 Probleem vaak niet het probleem

Zodra u de opdracht krijgt om een project te leiden, wilt u waarschijnlijk vol enthousiasme zo snel mogelijk aan de slag met de nieuwe uitdaging. Toch moet u meteen pas op de plaats maken en enkele zaken onderzoeken. Is datgene wat uw opdrachtgever vraagt ook echt wat hij wil hebben? Wordt daarmee daadwerkelijk meerwaarde voor de organisatie...

1.2 Doelenhiërarchie

Een effectief middel voor het in kaart brengen van de exacte opdracht is het opstellen van een doelenhiërarchie. Hiermee creëert u in een boomstructuur een overzicht van het ‘wat’, ‘waarom’ en ‘hoe’ van de opdracht. Met ‘wat-vragen’ en ‘waarom-vragen’ klimt u in het schema omhoog richting de achterliggende doelen van de opdracht, en daarmee...

1.3 LSD-techniek

In de praktijk zal het opstellen van een doelenhiërarchie en het achterhalen van het werkelijke probleem bijna altijd lastiger zijn. Bij het aannemen van de projectopdracht zult u dus heel gericht moeten ‘interviewen’: veel vragen stellen, echt naar de antwoorden luisteren en door middel van samenvatten zeker weten dat uw interpretatie van het...

1.4 Verwachtingen

U weet nu wat de opdrachtgever van en met het project wil. Toch moet u nog doorvragen, namelijk naar wat de opdrachtgever van ú verwacht. Dat klinkt misschien vreemd, want dat is natuurlijk ‘een systeem opleveren dat zorgt voor volledige en juiste invoer van klantgegevens die de medewerker flexibel kan invoeren’! Maar alleen het opleveren...