U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Effectieve projectcommunicatie8. Wanneer is uw rapportage succesvol te noemen?
Voor Organisatie & Leidinggeven

8. Wanneer is uw rapportage succesvol te noemen?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum: juli 2023

De open ruimte zo groot mogelijk maken, is ook wat u doet zodra u interne en externe stakeholders gaat informeren over (de voortgang van) uw project. De meest effectieve manier van rapporteren is door open en eerlijk te zijn over de kennis die bij u bekend is, en door nieuwsgierig te zijn naar de reacties en kennis van degene aan wie u rapporteert.

sociale plannen

Vanwege organisatiepolitieke redenen, wet- en regelgeving of vanuit sociale plannen binnen de organisatie zijn er vaak goede redenen waarom niet altijd alles met iedereen gedeeld kan worden. Ook bij uw project zult u hier niet aan ontkomen. Soms zult u zich dus van de domme moeten houden, ook als u weet dat dit weerstand of negatieve reacties oplevert. Het maakt de projectcommunicatie wel moeilijker en minder effectief.

8.1 Stakeholders in kaart

Het eerste wat u moet doen in het geval van rapporteren, is in kaart brengen aan wíe u allemaal moet rapporteren. U gaat hiervoor alle stakeholders, oftewel de belanghebbenden, in kaart brengen. Verschillende stakeholders van het project ‘de blauwe knop’ zijn bijvoorbeeld: de opdrachtgever van het project; de financiële afdeling die het project...

8.2 Communicatieplan

De volgende stap is dit alles vastleggen in een communicatieplan. Hierin bepaalt u op welke manier het beste kan worden gecommuniceerd. U wijst hiervoor één of meerdere verantwoordelijken aan. Basiscommunicatieplan Een basiscommunicatieplan kunt u al eenvoudig opzetten door een grote tabel te maken. In de eerste kolom neemt u de stakeholder op,...

8.3 De dramadriehoek

Wat in alle communicatiemomenten met stakeholders noodzakelijk is – naast het communiceren in een zo groot mogelijke open ruimte – is het voorkomen van de dramadriehoek. Dit managementmodel bestaat uit drie rollen: de aanklager, de redder en het slachtoffer. Belandt u met uw communicatie in de dramadriehoek, dan nemen de verschillende betrokken...

8.4 De winnaarsdriehoek

De zogenoemde winnaarsdriehoek kent drie andere rollen dan de dramadriehoek, namelijk assertief, ondersteunend en kwetsbaar. Stel dat u aan stakeholders rapport heeft gedaan van een situatie, en u krijgt teleurgestelde, negatieve reacties voor uw kiezen. Sommige stakeholders schieten in een dramadriehoekrol, en vallen u aan of gedragen zich als...

8.5 Wij tegen zij

Een ander belangrijk punt als het gaat om rapporteren en communiceren naar verschillende stakeholders is het voorkomen van ‘wij tegen zij’. Mensen zijn van nature geneigd om groepen te vormen. Hierbij vinden ze iedereen binnen hun ‘team’ automatisch leuker, liever en slimmer dan de mensen die niet tot de groep behoren. Op het matje Tijdens een...