1.1 Probleem vaak niet het probleem
meerwaarde
Zodra u de opdracht krijgt om een project te leiden, wilt u waarschijnlijk vol enthousiasme zo snel mogelijk aan de slag met de nieuwe uitdaging. Toch moet u meteen pas op de plaats maken en enkele zaken onderzoeken. Is datgene wat uw opdrachtgever vraagt ook echt wat hij wil hebben? Wordt daarmee daadwerkelijk meerwaarde voor de organisatie gecreëerd? En worden de problemen ermee opgelost?
Symptoombestrijding
de kern
Het probleem met problemen is namelijk dat het probleem in veel gevallen niet het probleem is. Vaak is de initiële opdracht die u als projectmanager krijgt vooral het bestrijden van de zichtbare symptomen of uitingen van het probleem, en niet de kern van het probleem zelf. Als u de vraag krijgt om een nieuw klantadministratiesysteem op te leveren, weet u dan voldoende? Met alleen dat brokje informatie maakt u allicht het meest uitgebreide en mooiste klantadministratiesysteem dat uw organisatie ooit gehad heeft, maar duurt het invullen van alle klantgegevens veel langer dan voorheen. Hoewel u zonder twijfel een prachtig projectresultaat oplevert, zal uw opdrachtgever toch teleurgesteld zijn. Die wilde vooral een snellere, efficiëntere manier om klantgegevens vast te leggen.
Om een goed beeld van de werkelijke opdracht te krijgen, is het belangrijk om niet vol overgave uit de startblokken te schieten.
Twee stappen
in kaart
Breng dus eerst duidelijk in kaart wat de opdrachtgever nu eigenlijk echt van het project zelf, én van u als projectleider verwacht. Dit kan op een effectieve manier door in twee stappen veel vragen te stellen op het moment dat u de opdracht krijgt:
- Achterhaal allereerst wat de opdrachtgever nu echt met het project wil bereiken.
- Achterhaal vervolgens wat de opdrachtgever daarin daadwerkelijk van u als projectmanager verwacht.