7.1 Het probleem vaststellen
verzuimproces
meten
Begin met het beschrijven van het verzuim met behulp van kengetallen die zijn gebaseerd op het verzuimproces. Hoe ziet dat proces eruit? Als u uitgaat van de visie dat verzuim een keuze is: een werknemer voelt zich eerst goed en gezond, gaat zich minder goed voelen en besluit zich ziek te melden. Hij kan natuurlijk ook een ongeluk krijgen en in het ziekenhuis belanden. Dan gaat het proces sneller en is het meestal niet zijn eigen besluit. De werknemer verzuimt een tijdje – een dag of misschien wel jaren – tot het moment dat hij besluit weer aan de slag te gaan. Dit levert kengetallen op die ieder een stap in het proces meten:
- vóór de verzuimmelding: vitaliteit en gezondheid en nulverzuim;
- de verzuimmelding: meldingsfrequentie en aantal of aandeel frequent verzuimers;
- het ziek zijn: aantal zieken, verzuimpercentage en verzuimkosten;
- de afronding van een verzuimgeval: gemiddelde verzuimduur en aandeel ziek uit dienst.
7.1.1 Terugkijken
Als u wilt inventariseren hoe het ervoor staat met het verzuim binnen uw organisatie, begint u vaak met terugkijken. Hoeveel verzuim was er in het afgelopen jaar? Om het verzuimpercentage uit te rekenen, vergelijkt u het aantal dagen dat iemand in een jaar verzuimt en het aantal dagen dat hij in dat jaar had kunnen werken. Dat berekent u meestal in kalenderdagen, maar het kan ook in werk- of roosterdagen.
Meldingsfrequentie
hoe vaak ziek melden
Daarmee is het plaatje nog niet compleet. U wilt ook weten hoeveel werknemers wel of niet over de drempel stappen om zich ziek te melden. Daarvoor kijkt u naar hoe vaak ze zich gemiddeld ziek melden: de meldingsfrequentie. Die bepaalt u door het aantal ziekmeldingen te delen door het aantal werknemers. Als de meldingsfrequentie 1 is, melden werknemers zich gemiddeld één keer per jaar ziek.
Nulverzuim
niet ziek gemeld
Maar let op: een deel van de werknemers heeft zich in dat jaar helemaal niet ziek gemeld. Dat heet het percentage nulverzuim. Het belang van het nulverzuim wordt vaak onderschat, soms verwerken werkgevers nulverzuim zelfs niet eens in systemen. Terwijl het juist een heel belangrijk gegeven is voor uw conclusie.
Verzuimduur
afgesloten verzuim
Kijk ook hoelang de verzuimgevallen gemiddeld duren: de gemiddelde verzuimduur. U kijkt hiervoor naar de afgesloten verzuimgevallen. Van de andere gevallen weet u immers nog niet hoe ze gaan verlopen.
Het onderscheid tussen korte en lange gevallen is arbitrair, maar wel goed om te maken. Vaak ligt er namelijk een geheel andere problematiek ten grondslag aan een relatief groot aandeel korte of juist lange verzuimgevallen.
7.1.2 Conclusies trekken
vergelijken
Door de combinatie van al deze gegevens kunt u zien of u een probleem heeft. Als u heeft vastgesteld hoe het verzuim er binnen uw afdeling of organisatie uitziet, kunt u dat intern vergelijken met uw eigen doelstelling, met andere afdelingen binnen de organisatie of extern met benchmarkcijfers. Het is ook goed om te kijken wat de trend is en te voorspellen wat er gebeurt als u niets doet. Worden de cijfers dan beter of juist slechter? Dat kunt u heel simpel uiteenzetten in Excel, maar het kan ook met een complex voorspellend model. Dat laatste is uiteraard nauwkeuriger, maar het blijft een voorspelling.
Probleem
invloed andere resultaten
Op basis van voorgaande analyses stelt u vast of u een probleem heeft waarmee u aan de slag wilt. Dat kan versterkt worden als u, met data uiteraard, kunt aantonen dat verzuim invloed heeft op andere resultaten. Op de klanttevredenheid bijvoorbeeld, omdat uw organisatie niet genoeg mensen kan inzetten op de dienstverlening. Of op de financiële resultaten, omdat verzuim nou eenmaal geld kost. Of op uw reputatie als werkgever, waardoor u moeilijker sollicitanten krijgt voor vacatures.
Deelprobleem
verzuimcultuur
frequentie
Gaat het bij alle vier de kengetallen fout? Dan heeft u een algeheel probleem, een verzuimcultuur zogezegd, dat u aan alle kanten wilt oppakken: u wilt zowel dat minder werknemers ziek worden als dat ze minder lang ziek zijn. Misschien blijkt echter dat u een laag meldingspercentage en hoog nulverzuim heeft, maar een lange gemiddelde verzuimduur. Dan is de drempel om terug te komen na een ziekmelding blijkbaar heel hoog, dus dan richt u zich met name op de werknemers die ziek zijn en probeert u het verzuimproces te verkorten.
Het kan ook zo zijn dat de meldingsfrequentie hoog is, maar de verzuimduur en het nulverzuim juist heel laag. Dan zijn werknemers dus niet lang ziek, maar melden ze zich wel heel vaak ziek. Dan gaat u onderzoek doen naar het ziek worden in plaats van naar het ziek blijven. Kijk daarnaast ook goed of het probleem zich voordoet in de hele organisatie of alleen in een onderdeel of een specifieke groep.
Een rekenvoorbeeld
nulverzuim
Stel dat uw organisatie een meldingsfrequentie heeft van 1. Dat is de gemiddelde meldingsfrequentie in Nederland, dus u lijkt goed te zitten. Maar het maakt nogal een verschil of daar een nulverzuim bij zit van 20% of van 80%. Als het nulverzuim 20% is, heeft 80% van de werknemers zich in dat jaar ziek gemeld. De gemiddelde meldingsfrequentie van 1 wordt dus veroorzaakt door 80% van de werknemers. Zij hebben zich gemiddeld 1,25 keer ziek gemeld dit jaar. Is het nulverzuim daarentegen 80%, dan wordt de meldingsfrequentie van 1 veroorzaakt door 20% van de werknemers. Een klein groepje heeft zich gemiddeld vijf keer ziek gemeld dat jaar. Dat kan een probleem zijn.
7.1.3 Verzuimkosten
indicatie van de kosten
Ziekteverzuim brengt voor een werkgever veel kosten met zich mee, maar deze zijn vaak lastig exact te berekenen. Toch is het goed om een indicatie van deze kosten te maken. Daarmee kunt u namelijk ook achterhalen hoeveel een goed en gericht verzuimbeleid kan opleveren. En hoe uw organisatie zich het beste kan verzekeren of welke voorzieningen zij moet treffen.
Businesscase maken
U kunt de verzuimkosten gebruiken om een businesscase te maken. U stelt bijvoorbeeld: als we deze oplossing uitvoeren, verwachten we dat het verzuim met X procent afneemt en dat levert X euro op. Dat zet u dan af tegen de kosten.
Opbrengsten en interventies
eigen data
U wilt weten hoeveel winst u kunt behalen met een vitaliteitsprogramma. Soms zijn leveranciers in staat daar inzicht in te geven op basis van resultaten van andere klanten. Nog beter kunt u uw eigen data gebruiken. Meet de vitaliteit via een enquête en sorteer al uw afdelingen van meest vitaal naar minst vitaal. Bekijk de meest en minst vitale afdelingen: is daar ook een verschil in verzuim? En als u de vitaliteit van de mindere afdelingen kunt verhogen tot ze op de helft van het oorspronkelijke verschil uitkomen, hoeveel minder verzuim levert dat dan op?
Scenario’s
financiële schade
U kunt ook met scenario’s werken: stel dat het helemaal niet werkt, stel dat het een beetje werkt of stel dat het heel goed werkt. Wat zijn dan de respectievelijke opbrengsten? Op basis daarvan kunt u doorrekenen.
Verzuimkosten in beeld
directe kosten
afgeleide kosten
Allereerst brengt verzuim sowieso financiële schade met zich mee, omdat u personeelskosten heeft zonder dat er opbrengsten tegenover staan. Of, zoals u in hoofdstuk 4 heeft kunnen lezen, omdat een lager verzuim invloed heeft op de strategische planning, eenvoudigweg omdat u hetzelfde werk met minder mensen kunt uitvoeren. Maar verzuim brengt ook meer directe kosten met zich mee, zoals premies, verzuimbegeleiding, vervangingskosten en eventuele kosten van uitkeringen en re-integratie. Of afgeleide kosten die ontstaan door bijvoorbeeld meer stress of een slechte sfeer bij de ‘overgebleven’ werknemers, die uiteindelijk kan resulteren in lagere productiviteit. Verzuim brengt vaak méér kosten met zich mee dan een organisatie verwacht.